« Un projet de BPM ne se conçoit pas sans une définition préalable des rôles »

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La mise en œuvre d’une solution de dématérialisation s’accompagne de plus en plus d’une remise à plat de la gestion des processus métier.

Objectif : Gagner en productivité.

En quoi dématérialisation et BPM, ou gestion des processus métier, sont-elles intimement liées ?  

L’une des principales problématiques de la dématérialisation est d’assurer le suivi et la traçabilité des informations circulant dans l’entreprise sous format électronique. Or, l’outil de BPM s’impose aujourd’hui de façon naturelle pour la prendre en charge car il s’avère beaucoup plus complet et efficace que de simples workflows de validation documentaire.

C’est pourquoi nous avons été amenés à compléter notre gamme historique de dématérialisation Xpert Line avec une brique d’automatisation des processus métier, via le rachat d’Ivy Team en 2005. L’Histoire nous montre que nous avons vu juste car c’est actuellement une demande forte de la part des entreprises.  

Lorsqu’elles abordent un projet de dématérialisation, qu’il soit aussi bien de type GED que dans la lecture automatique de documents, elles veulent avant tout réussir à dégager des gains élevés de productivité. C’est précisément ce que permet la mise en œuvre d’une brique d’automatisation de processus.

Quels sont les gains apportés par ce type de solution ?

Les gains sont à la fois quantitatifs et qualitatifs. Pour un projet de GED et de BPM complet, il faut compter un investissement compris entre 50 et 100 000 euros. Sachant que le retour sur investissement est inférieur à 18 mois.  

Mais le gain financier n’est pas le seul qui puisse être dégagé de la mise en œuvre de ce type de solution. Il porte également sur l’augmentation de la productivité individuelle et l’accroissement de l’efficacité des processus métier.

Prenons l’exemple d’une compagnie d’assurance. Afin de traiter une déclaration de sinistres de bout en bout et le plus rapidement possible, la dématérialisation et le BPM pilotent l’intégralité des étapes du processus. Cela va de son enregistrement, à l’expertise associée, jusqu’à l’indemnisation de l’assuré. Mais également l’enclenchement automatique des bons workflows pour clôturer le processus le plus rapidement possible.

Précisions que toute entreprise est candidate à la mise en œuvre d’un projet de dématérialisation et de BPM. Pour peu cependant qu’elle ait déjà réfléchi aux processus qu’elle souhaite voir modéliser et automatiser. Et également qu’elle se soit posée la question de la définition des rôles et tâches de chacun des acteurs concernés. Chaque partie prenante doit aussi se montrer capable de faire évoluer son périmètre de travail et d’accepter de le voir plus ou moins modifié.

La mise en place du BPM est par ailleurs facilité dans le cas où l’entreprise est certifiée ISO 90001 par exemple. Car cela signifie qu’elle a déjà mené une réflexion sur la répartition des rôles de chacun et la définition de ses processus métiers.

Comment répondez-vous aux besoins des entreprises en matière de GED et de dématérialisation ?

L’offre que nous proposons repose entièrement sur des technologies Web de type HTML, mais également RIA. La solution doit être internalisée sur une infrastructure serveurs. Si elle le désire, l’entreprise peut faire appel à un prestataire ASP, sachant que nous ne proposons pas de services hébergés ni SaaS pour le moment.

Pour ce qui nous concerne, la crise n’apparaît pas comme un frein mais plutôt un accélérateur, bien que l’on observe une réduction des périmètres de projet. Certaines entreprises préférent par exemple se concentrer sur la dématérialisation du traitement des factures par exemple.

Pour ce qui est de notre activité, nous comptons réaliser un chiffre d’affaires de 4,9 millions d’euros cette année contre 4,2 millions d’euros en 2008. Nous avons également pour objectif de développer notre présence commerciale via un nouveau réseau de distributeurs.  

 Jean-Louis Sadokh est P-DG d’Azur Technology .

Dominique FILIPPONE, Journal du Net

« Un projet de BPM ne se conçoit pas sans une définition préalable des rôles »