Présentation des principales fonctionnalités du module MEGA Process

De bon matin, motivé et déterminé, doté d’une licence MEGA Process, je m’en vais ouvrir la suite MEGA, afin de modéliser l’un des processus dont j’ai la charge. Mon profil ? Ce matin, je suis cartographe, utilisateur MEGA Process. Le reste du temps, je suis Responsable du Back-Office Gestion de contrats. En effet, la solution MEGA Process est dédiée aux opérationnels sur le terrain, mais également aux architectes d’Entreprise. Plus généralement, à tout collaborateur responsable ou impliqué dans la gestion des processus de l’entreprise. Et ils sont nombreux !

Une fois connecté à la base (au sens MEGA) adéquate, j’accède à mon espace de travail, me proposant, dans une page d’accueil, différents points d’entrée dans la modélisation existante. A l’avenir, lorsque j’aurai réussi à intégrer mon processus dans la hiérarchie des processus existants, je pourrai utiliser ces points d’entrée. Pour le moment, je vais plutôt créer mon processus dans un dossier temporaire de processus. Ou créer un Projet (au sens objet MEGA) qui m’est propre, auquel je pourrai rattacher mon nouveau processus. Au choix.

Mon processus créé, il s’agit maintenant de le modéliser (créer les objets dans la base), puis de le cartographier (placer les objets sur les diagrammes). Encore une fois, j’ai le choix : créer d’abord les objets dans l’arborescence, l’Explorateur d’objets ou les pages de propriétés des objets puis les poser sur un diagramme, ou créer directement les objets dans le diagramme. Je me dirige vers la première option : ainsi, je maîtriserai mieux les liens existants entre les objets et je peux compléter facilement l’ensemble des propriétés des objets créés (pas uniquement leur nom). Puis, habitué à manipuler l’outil, je créerai directement mes objets et liens entre objets sur les diagrammes (sans oublier de compléter les propriétés des objets qui ne s’affichent pas sur les diagrammes).

Que cartographier sur mes diagrammes ? Je ne serai pas exhaustif, mais je vais vous en donner une idée. Niveau macro : uniquement mon nouveau processus « Effectuer un rachat partiel », les clients de mon processus et ses bornes (événement(s) déclencheur(s) et résultat(s), représentés à l’aide des objets Message dans MEGA). Niveau détaillé : mon enchaînement d’activités et mes flux entre activités, mes règles de gestion, mes acteurs, les applications informatiques utilisées. Pas de connecteurs (un peu comme ceux que j’aurais eu avec la licence MEGA Process BPMN), mais des objets qui me permettent de contourner le problème (condition, synchronisation…). Si je souhaite ajouter ou modifier les types d’objets MEGA (ou Métamodèle) que j’utilise lors de ma modélisation, je dois m’adresser à mon administrateur MEGA, qui possède la licence adéquate.

Remarque importante : mes acteurs sont issus de l’organigramme qui a déjà été modélisé par mon collègue, ce grâce à la licence MEGA Process. En effet, je ne crée pas de nouveaux acteurs, je réutilise les acteurs existants ! Pour cela, je les recherche via mon arborescence d’acteurs ou via le moteur de recherche, puis je fais un glisser-déposer pour les placer sur mon diagramme. Et je peux faire de même pour tous les objets disponibles dans les fenêtres jouxtant l’écran où s’affiche mon diagramme.

D’autre part, les formes standards d’objets proposées par MEGA me plaisent bien, elles sont à la fois simples, lisibles et sympathiques. Critère important pour motiver mes collègues qui consulteront ces processus par la suite. Je peux choisir ces formes parmi un panel de formes disponibles, mais je peux également en créer de nouvelles, à l’aide d’un éditeur de formes. Cependant, il m’a été déconseillé de l’utiliser massivement, ces formes spécifiques étant des impacts à traiter lors des montées de versions MEGA.

Une fois ma modélisation terminée, je peux générer deux types de livrables facilement : un document texte (WORD généralement) ou un site web (intranet). Il existe des « squelettes » de restitution en standard dans MEGA, mais ils sont calqués sur la méthodologie propriétaire MEGA embarquée dans l’outil. Mon collègue administrateur en a développé de nouveaux à l’aide d’une licence spécifique, ce sont ceux-ci que je dois utiliser. Une fois mon document texte généré, je peux le détacher de MEGA et le transférer à mes collègues, de la même manière que n’importe quel document WORD.

Enfin, je quitte l’application, en n’oubliant pas de sauvegarder mon travail. Spécificité MEGA : malgré tout le travail réalisé jusqu’à maintenant, je n’ai pas réellement modifié la base de données. J’ai travaillé sur une « image » de la base de production, dont moi seul ai l’accès. Pour que mon travail soit sauvegardé et que les autres utilisateurs puissent le consulter ou le mettre à jour par la suite, il faut que je publie les modifications (ou transaction) que j’ai faites sur la base « image ». Je peux également faire le choix d’abandonner mon travail, auquel cas la base ne sera pas modifiée et mon travail sera perdu.

Globalement, ce que je pense de l’outil ? Une interface plutôt user-friendly. Un grand nombre de fonctionnalités de modélisation d’objets MEGA, offertes par différents points d’entrée (par exemple, je peux créer un processus via l’arborescence, via la fenêtre de propriétés, via l’explorer, directement dans un diagramme). En revanche, un besoin d’appropriation de l’outil : l’interface étant relativement fournie, les novices pourraient se montrer découragés.

Enfin, avec du recul, je me dis que la formation – reçue initialement – et l’accompagnement (assuré par un expert) sont nécessaires, afin de corriger ou réorienter mon travail, qui ne représente qu’une petite partie de mon activité. Et je fais bien de manipuler relativement régulièrement : si je ne modélise pas, j’oublie vite !

– Vincent Charpenay –

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