Pourquoi utiliser un outil de BPA plutôt que Visio (ou PowerPoint) ?

Morgane Andrieu, consultante chez BPMSJe travaille en ce moment pour un grand groupe de logistique au sein d’un projet de réingénierie des processus, dans une optique de changement de système d’information. Pour supporter cette démarche, nous avons créé à l’aide d’un outil de BPA, un référentiel décrivant les processus cibles, et associé les fonctionnalités souhaitées pour chaque activité décrite, afin d’élaborer un cahier des charges fonctionnel.

Au cours d’une discussion avec l’un des membres du projet côté client, je me suis aperçue que cette personne, qui travaille avec nous depuis maintenant un an, avait encore du mal à voir l’intérêt d’un outil de BPA par rapport à Visio, que l’entreprise utilise fréquemment.
Il faut bien constater qu’il est d’une part compliqué de faire changer les personnes d’outils et de méthode de travail, mais surtout que l’outil de BPA reste « obscur » pour les personnes qui ne modélisent pas. Quel en est le véritable intérêt ? Et surtout par rapport à Visio, qui a l’avantage d’être connu et compris de beaucoup, quelle valeur ajoutée ?

Tout d’abord, quelles sont les différences majeures entre ces deux types de logiciels ?

Comparaison entre Visio/Powerpoint et des outils de BPA

Il apparait avec ce tableau que les fonctionnalités d’un outil BPA, par rapport à Visio, sont donc multiples, et non négligeables mais ces fonctionnalités restent des avantages pour le modélisateur, pour l’entreprise, pour la vie du projet.
Pour résumer la différence entre Visio ou Powerpoint et les outils de BPA tels que ARIS, MEGA, Corporate Modeler ou les autres, rien de mieux qu’une métaphore avec la gestion de la relation client :

Un outil comme Visio vous permet en quelque sorte de faire des « fiche de processus » similaires à des « fiches clients« , chacune de son côté, tandis qu’un outil de BPA vous permet de gérer ces mêmes fiches, avec des fonctionnalités comparables à celles d’un outil de CRM.

Il ne viendrait pas à l’idée, dans une entreprise d’import/export par exemple, d’utiliser des fiches Word pour chaque client et les mails pour l’historique de la relation client. Il vaut mieux utiliser un CRM, qui permet de suivre en détail l’historique, les achats, les litiges, les prix affectés au client, d’avoir toutes les données au même endroit, accessibles à tous les commerciaux, pour une meilleure gestion des ventes. Et dans ce même outil, on obtient une gestion des stocks de chacun des entrepôts, reliés, afin d’avoir une vision globale des stocks, et non chaque stock séparé.
De la même manière, pour avoir à jour tous vos processus, à un seul endroit, sans redondances et reliés entre eux, il faut utiliser un référentiel de processus et non des outils tels que Visio ou PowerPoint, ou Word.

Pour autant, dans une optique d’évangélisation au sein d’une entreprise, de communication, comment « vendre » au lecteur, à l’utilisateur final, ces outils ?

On l’a vu plus haut, les arguments en faveur des outils de BPA sont nombreux, du point de vue de l’entreprise et du modélisateur.
Ces arguments sont également vrais pour un lecteur. On peut très bien coller à la méthode de modélisation Visio et réaliser graphiquement le même type de dessins, pour ne pas trop perturber le lecteur. On peut graphiquement personnaliser les objets, dessiner dans le sens que l’on souhaite, créer les objets qui nous plaisent et coller à la modélisation à laquelle l’entreprise est habituée, et ainsi ressembler à Visio graphiquement, mais avec les avantages de l’outil de BPA…

Il parait cependant dommage, avec des outils aussi puissants, de ne pas utiliser leur pleine capacité de customisation, de méthode, et de large choix d’objets et de diagrammes.

Modélisations sous ARIS, MEGA et Visio

Exemples de processus modélisés sous ARIS, MEGA et Visio

C’est en fait la méthode de modélisation, la principale différence graphique, qui perturbe le lecteur. Or cette méthode, qui implique des règles plus strictes, a été créée et améliorée en se basant sur l’expérience des modélisateurs, c’est un recueil de bonnes pratiques, et qui est peut-être différente des habitudes, mais permet une plus grande clarté de lecture, une fois habitué à la méthode.

Les arguments techniques penchent donc en faveur des outils de BPA, et les arguments graphiques sont tout aussi présents et côté Microsoft et côté outils de BPA, pour qui sait personnaliser ces objets.
Finalement, le vrai challenge repose donc sur une bonne conduite du changement lorsque l’on travaille sur un projet nécessitant une modélisation des processus. Plutôt que d’aller vers la facilité et d’utiliser un outil certes simple graphiquement mais pauvre techniquement, mieux vaut investir dans un outil de BPA, qui par la suite possède de nombreux avantages.

Auteur : Morgane Andrieu, consultante chez BPMS

Pourquoi utiliser un outil de BPA plutôt que Visio (ou PowerPoint) ?