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La Gestion Electronique de Documents (GED) couvre un ensemble de logiciels dont l’objectif principal est de créer un « repository » (référentiel) unique et centralisé de tous les documents de l’entreprise quel que soit leur format, leur canal (papier, courriel, fax, spool informatique, document bureautique, plan, photo,…) et leur durée de rétention.

Ce terme est la traduction du terme anglophone « Electronic Content Management (ECM) ». Il est également encore appelé « gestion documentaire » ou « gestion de contenu ».

Vous retrouverez ici une brève description des principaux outils de GED / ECM du marché (ainsi que les outils de capture ):

 

Alfresco

Editeur : Alfresco Software
Version : 4.2.c
Site officiel : www.alfresco.com

Alfresco One est la solution GED OpenSource d’Alfresco.
Alfresco dans le cloud est un service en mode SaaS qui permet aux utilisateurs d’accéder à leur contenu à partir de n’importe quel périphérique et n’importe où.
Alfresco Mobile est une application de gestion de documents sur mobile proposée gratuitement pour les smartphones et les tablettes iOS et Android. Cette application permet d’accéder à tout le contenu enregistré sur le compte Alfresco On-Premise ou Alfresco in the Cloud.
Citons encore, la gestion d’archives certifiée DOD 5015.02.

Notre avis :
Alfresco, qui a été créé en 2005 par d’anciens dirigeants de Documentum, est le leader mondial en terme de GED OpenSource.

Captiva

Editeur : EMC
Version :
Site officiel : www.emc.com

EMC Captiva comprend les modules suivants :
– Captiva InputAccel : automatisation de capture de documents papiers ou électroniques avec capture intelligente
– Captiva Dispatcher : automatisation de la reconnaissance (OCR)
– Captiva eInput : numérisation d’un document à partir du Web
– Captiva InputAccel for invoices : capture automatique de factures fournisseurs (traitement de la reconnaissance, de la validation et de l’export des données vers les ERP (module Finance)
– Captiva QuickScan Pro : numérisation « desktop »

Notre avis :
Bien que répondant à la grande majorité des fonctionnalités de capture intelligente, il est rare que Captiva soit implémenté dans un compte avec un autre repository GED que Documentum (du même éditeur EMC).

Docubase

Editeur : Tessi GED
Version :
Site officiel : www.docubase.com

DOCUBASE Framework est le socle GED de la gamme applicative de la solution Docubase, dont il constitue le moteur de stockage et d’indexation des documents et des informations d’entreprise.
DOCUBASE dispose également de modules de LAD (lecture automatique de documents).
DOCUBASE SIRIUS for Data Vault, l’option Coffre-Fort numérique, permet un archivage à valeur probante sur base des recommandations de la norme NF Z42-013 – révision 2009.

Notre avis :
Docubase est l’un des éditeurs les plus anciens sur le marché français.
Son intégration dans le groupe TESSI en 2007 a permis d’étendre son offre logicielle.

Documentum

Editeur : EMC
Version :
Site officiel : www.emc.com

EMC Documentum xCP est un logiciel de GED et de gestion intelligente de dossiers. Mais EMC dispose d’un large éventail de solutions complémentaires dans des domaines connexes, citons par exemple :
– Documentum Content Security : gestion de droits avancée
– Xpression : édition et publishing
– EMC Centera : conservation et archivage
– EMC Documentum Retention Policy Services (RPS) : gestion des archives

EMC est également éditeur de la suite EMC Captiva pour la capture (voir fiche séparée).

Notre avis :
Documentum est avec OpenText l’un des seuls leaders mondiaux présent depuis deux décennies.

EverSuite

Editeur : Ever Team
Version :
Site officiel : www.ever-team.com/fr

EverSuite Content Management est la solution GED.
EverSuite SharePoint Edition est un add-on SharePoint qui permet d’ajouter notamment une couche BPM et une couche capture sur base de l’expérience de Ever Team dans la gestion de contenu.
Notons également les applications verticales pour la gestion de bibliothèques et de musées.

Notre avis :
Créé en 1990 (ce qui dans l’informatique représente un bail), il sort progressivement du marché français avec un chiffre d’affaires de 65% à l’international et une présence dans le Magic Quadrant de Gartner.

Filenet

Editeur : IBM
Version : P8
Site officiel : www.ibm.com

La suite FileNet P8 se compose de différents composants logiciels qui peuvent s’implémenter séparément ou s’interconnecter de manière totalement transparente pour les utilisateurs :
– IBM FileNet P8 Content Manager pour la gestion de documents
– IBM FileNet P8 Business Process Manager (BPM) pour le BPM et la gestion des processus
– IBM FileNet P8 Case Manager pour la gestion avancée de dossiers et problèmes
– IBM FileNet Records Manager pour l’extension au Records Management
– IBM Datacap pour la capture

Notre avis :
De par le rachat de FileNet intervenu en 2006, IBM possède aujourd’hui une suite logicielle complète qui est reconnue par les principaux analystes du marché (Gartner, Forrester…) comme l’un des leaders tant au niveau fonctionnel qu’au niveau stratégie/vision.

Finereader

Editeur : Abbyy
Version : 11
Site officiel : www.abbyy.com

Abbyy Finereader Professional Edition est un moteur OCR puissant (disponible en 189 langues) qui existe en version mono-utilisateur ou en version entreprise. Il permet la conversion en PDF-texte et est intégré dans de nombreuses solutions de capture intelligente d’autres éditeurs.
Abbyy PDF Transformer permet la conversion d’un PDF en tout format éditable.
Abbyy FlexiCapture est une solution complète de capture intelligente.
ABBYY Aligner 2.0 est une solution originale permettant de comparer des textes d’une même langue ou non.

Notre avis :
L’éditeur russe ABBYY a grandi depuis 1989, pour devenir l’un des leaders mondiaux dans les technologies OCR et de capture intelligente.

Kofax

Editeur : Kofax
Version : 10
Site officiel : www.kofax.fr

Kofax Capture 10 est la dernière version du premier (historiquement) logiciel de capture intelligente. Kofax Capture dispose de plus de 140 connecteurs pour de nombreuses applications métier et solutions ECM, ERP, BPM et de workflow.
Kofax KTM (Kofax Transformation Modules) est une suite d’applications complémentaires à Kofax Capture permettant de rationaliser la transformation du contenu des différents types de document en information électronique structurée afin qu’elle soit directement exploitable par les processus métiers.
Kofax VRS (Virtual Rescan) version 5, est un outil complémentaire très utile lorsque la qualité des documents n’est pas optimale ; il permet d’augmenter le taux de reconnaissance OCR de manière significative.

Notre avis :
Kofax est depuis la fin des années 90, l’un des leaders mondiaux de la capture, qui a révolutionné la capture distribuée, en proposant des solutions indépendantes des scanners et des logiciels de GED ; il fut le premier éditeur à proposer des solutions avec un prix de licence fonction du volume traité.

Itesoft

Editeur : Itesoft
Version :
Site officiel : www.itesoft.fr

Itesoft Freemind Enterprise est un logiciel de capture intelligente (encore appelé capture multi-canal) qui transforme les flux des documents entrants en données utiles et exploitables pour l’exécution d’un processus métier.
ITESOFT.Balance permet de gérer toutes les situations et les étapes du processus d’enregistrement des factures : les factures avec commandes sont rapprochées des commandes et des bons de réception correspondants (rapprochement à trois niveaux). En cas d’écart, les workflow idoines sont automatiquement déclenchés vers la personne concernée pour validation/refus. Dans le cas de factures d’achats avec commandes, ITESOFT.Balance peut réaliser une intégration des factures de la capture jusqu’à l’enregistrement et au paiement sans aucune intervention manuelle !

Notre avis :
Itesoft est un acteur majeur de la LAD en France depuis 1991.

Nuxeo

Editeur : Nuxeo
Version : 5.8
Site officiel : www.nuxeo.fr

Nuxeo Platform est une solution GED OpenSource. Deux modules complémentaires à mettre en exergue :
– Framework de Case Management pour la gestion des dossiers
– Digital Asset Management pour la gestion des documents multimédia et numériques

Notre avis :
Editeur français OpenSource créé en 2000, il est toujours présent 13 ans plus tard, ce qui constitue déjà un succès important.

OpenText

Editeur : ECM
Version : P8
Site officiel : www.opentext.fr

OpenText ECM (Entreprise Content Management) est la suite GED de OpenText.
Mais OpenText est également très présent dans le BPM (avec Metastorm Business Process Management) et le Case Management (avec OpenText Case360 et OpenText Process360 for SharePoint).
Il reste très actif dans la gestion de connaissance (Knowledge Management).

Notre avis :
De par sa politique de rachats de « concurrents » (Livelink, Hummmingbird, Metastorm, Global360,…), OpenText est depuis sa création en 1991, devenu et reste l’un des acteurs majeurs au niveau mondial en GED, BPM, Gestion de la connaissance,… avec une offre très diversifiée.
Coté au NASDAQ, il occupe plus de 4.000 collaborateurs dans le monde et affiche plus de 50.000 clients.

Oracle Content Management

Editeur : Oracle
Version :
Site officiel : www.oracle.com/us/products/middleware/content-management

La suite Oracle Content Management comporte les modules suivants :
– Oracle Universal Content Management : GED, Web Content management et Digital Asset management (DAM)
– Oracle Universal Records Management
– Oracle Imaging and Process Management
– Oracle Information Rights Management

Notre avis :
Bien que très bien positionné par les analystes (Gartner, Forrester…), Oracle Content Management souffre d’un manque de présence réelle dans les salons et revues spécialisés GED.

Sharepoint

Editeur : Microsoft
Version : 2013
Site officiel : www.microsoft.com

Microsoft est l’éditeur d’un des principaux logiciels de GED du marché international, avec Sharepoint.
Son utilisation actuelle dépasse largement le cadre de la GED et de la gestion de contenu, en tant que plate-forme collaborative et de portail d’information Intranet ou Extranet.
SharePoint est écrit en .Net et est basé sur les standards du Web communs tels que HTML, CSS et JavaScript.
Les postes clients doivent disposer au minimum d’Internet Explorer 8 (les dernières versions de Google Chrome, Firefox et Safari sont également supportées).
Certaines fonctionnalités de SharePoint nécessitent des contrôles ActiveX qui ne sont supportés que par les versions 32 bits des explorateurs.

Notre avis :
Avec un spectre d’implémentation plus large qu’un outil de GED, il démontre néanmoins ses limites avec des volumétries importantes et souffre encore de l’absence d’un moteur de BPM.
De nombreuses SSII et intégrateurs informatiques et des éditeurs spécialisés (K2, W4, ….) proposent des add-ons notamment pour les aspects BPM/workflow, gestion avancée de dossiers…

Outils de GED / ECM