MEGA – Comment le CG33 a élaboré son schéma directeur et optimisé l'urbanisation de son SI

MEGALe contexte
Le Conseil Général de la Gironde (CG33) a placé son action politique sous le signe de la modernisation et de l’e-administration. L’intégration des nouvelles technologies a pour objectif d’optimiser les processus métiers de la collectivité, ainsi que d’améliorer la relation avec l’usager. Dans ce contexte, le CG33 a choisi de mettre en place une démarche basée sur les meilleures pratiques d’urbanisation et le pilotage de son schéma directeur.

Les enjeux du schéma directeur et de l’urbanisation du SI
Les compétences des collectivités territoriales ne cessent de s’étendre et d’évoluer, dans un cadre budgétaire contraint. La réalisation d’un schéma directeur a permis au CG33 de formaliser ses grandes orientations stratégiques, fonctionnelles, organisationnelles, techniques et budgétaires sur les 3-5 ans à venir, et de mettre en place le cadre nécessaire au suivi de ces évolutions.

Les principaux défis :
– Répondre aux nouveaux enjeux métiers. Il s’agit de définir un ensemble de projets métiers et SI conformes à la stratégie du CG33 et à l’ensemble des nouveaux besoins exprimés par les directions métiers.
– Moderniser le système d’information. La politique d’urbanisation mise en place doit servir à rendre le SI plus réactif, plus agile et plus interactif tel que préconisé dans le schéma directeur national ADELE (ADministration ELEctronique).
– S’inscrire dans les enveloppes budgétaires et RH du CG33.

Le choix de MEGA Consulting
Le choix du CG33 s’est porté sur MEGA Consulting reconnu pour :
– La mise en place d’une démarche méthodologique dite « prêt-à-l’emploi » mais adaptée aux besoins de la collectivité.
– Les compétences de ses consultants dans l’élaboration du schéma directeur.
– L’autonomie de son équipe de consultants qui a permis de diminuer les contraintes de temps du CG33.
– Le transfert de compétences. A l’issue du projet, les équipes du CG33 sont, aujourd’hui complètement autonomes pour animer le dispositif mis en oeuvre par MEGA.
– La mise en place d’une démarche outillée, permettant de disposer d’informations fiables d’aide à la décision notamment grâce à l’outil référentiel MEGA Suite.

Cet outil permet de :
– Structurer et capitaliser l’information.
L’ensemble des informations collectées par MEGA pour le schéma directeur a été intégré de façon cohérente dans le référentiel d’architecture du CG33 et mis à disposition de sa DSI. Ces informations concernent l’ensemble de programmes, de projets métiers et de projets SI, de composantes du SI, planifiés dans le temps.

– Restituer l’information pour une communication plus efficace.
Les diagrammes proposés par MEGA Suite, ainsi que les restitutions sous forme de matrices et d’indicateurs, ont facilité l’appropriation et la validation du schéma directeur par les intervenants de la collectivité, en particulier les directions métier.

La mise en oeuvre
Pour répondre aux besoins exprimés par le CG33, la mise en oeuvre de la démarche s’est déroulée en trois phases :

1) Formaliser et décliner la stratégie métier, pour fournir une vision claire et partagée des projets à conduire. Sous la direction de Nathalie Laurent (DSI), les consultants de MEGA Consulting ont d’abord mis en place une méthode permettant de décliner les programmes du schéma directeur en projets métiers et SI cohérents. Cette étape collaborative a mobilisé les chefs de projet SI, le comité de direction de la DSI, ainsi que les directeurs métiers responsables des programmes.

2) Elaborer une cible urbanisée pour le SI et un scénario pour l’atteindre, aligné sur les contraintes budgétaires et les ressources. A l’aide des résultats de la phase 1, une cible fonctionnelle du SI a été définie avec l’équipe Architecture Fonctionnelle, intégrant les meilleures pratiques d’urbanisation. Chaque projet identifié a été évalué en termes de risques, de coûts, de ressources et de planification, par les chefs de projets SI. En parallèle, l’équipe architecture s’est assuré de l’intégration des projets dans le SI en cohérence avec la cible urbanisée.
Trois scénarios (regroupement de projets planifiés sur 5 ans) alignés sur les contraintes budgétaires et les ressources, et évalués en termes de ROI (retour sur investissement) ont été proposés pour le schéma directeur. Ces éléments ont permis ainsi au CG33 de valider le schéma directeur définitif et sa mise en oeuvre.

3) Accompagner le changement et maîtriser la trajectoire. Une fois le schéma directeur élaboré, il était nécessaire de préparer son exécution et d’en définir le pilotage, pour sécuriser les gains attendus.
“La qualité relationnelle des consultants et leur disponibilité a servi à animer efficacement les groupes de travail et les instances de validation.” Pour ce faire, la DSI du CG33 a fait évoluer les principes de pilotage du SI afin d’intégrer durablement les nouveaux principes d’urbanisation.
Tout au long de ces étapes, l’équipe de MEGA Consulting a su créer, avec le CG33, un cadre de travail collaboratif, basé sur l’écoute des besoins de chacun. La qualité relationnelle des consultants et leur disponibilité a servi à animer efficacement les groupes de travail et les instances de validation.

Apports et bénéfices
Le Conseil Général bénéficie aujourd’hui d’un schéma directeur en accord avec ses capacités organisationnelles et ses ressources. Le résultat pour le CG33 est une stratégie SI plus lisible avec l’avantage d’une vision à moyen terme aussi bien pour la DSI que pour les directions métier.
D’une part, le schéma directeur fournit à la DSI une démarche méthodologique fiable et performante, sur laquelle s’appuyer pour piloter le système d’information et contrôler les projets stratégiques. A l’avenir, le SI s’adaptera plus rapidement aux évolutions des métiers au sein de la collectivité.

D’autre part, le schéma directeur fait évoluer l’organisation du Conseil Général et ses processus métier pour les rendre plus efficaces, grâce à l’apport de l’administration électronique. Citons par exemple la centralisation de certaines directions, comme l’accueil. Au total, 8 directions (ressources humaines, finances, systèmes d’information et affaires juridiques, services techniques…) bénéficieront de processus modernisés.
Enfin, parce que le département est avant tout une collectivité au service des citoyens, le schéma directeur aura un impact direct sur leur vie pratique. Les milliers de Girondins concernés par les actions départementales de la solidarité, de la jeunesse, ou de la famille, seront accompagnés par une administration aux processus plus fiables et efficients. Lors de leurs contacts par mail et par téléphone avec le département, les Girondins bénéficieront d’un service public informatisé et modernisé, plus proche de leurs attentes.

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