Les dimensions du référentiel d'entreprise d'AXA IM (2ème partie)

Business Continuity Planning : la résilience comme atout
Le BCP, ou plan de secours, est la manière dont l’entreprise envisage (ou non) sa reprise d’activité en cas de sinistre de type « force majeure ». En effet, pour AXA IM la gestion du risque est obligatoire pour être compatible avec les exigences réglementaires et les engagements pris par rapport aux clients. Michael Jameson insiste sur la notion de « résilience », c’est-à-dire la faculté de faire face, d’encaisser, de récupérer, suite à des événements inattendus : « La capacité d’une entreprise à se remettre debout, à rebondir, en cas de crise majeure est critique à sa survie. La reprise après un sinistre grave est le sommet de ‘résilience’. »
Différents plans de secours sont envisageables, le plus élémentaire consistant dans l’improvisation du style « on verra ». L’attitude d’AXA IM, comme de toute entreprise responsable, est de considérer que « cela peut nous arriver, on doit s’y préparer ».
Cette préparation consiste à :
– se poser les bonnes questions : qu’est-ce qui est critique pour notre métier ?
– ne pas se focaliser sur les détails, mais sur ce qui est le plus stable dans l’entreprise : les processus métiers ;
– identifier le service minimal à produire dans les 24 heures, les 48 heures, les 5 prochains jours ouvrés.
On estime qu’une entreprise est constituée en règle générale d’environ 15 à 20 processus (ou sous-processus) vraiment critiques. Pour les besoins du BCP, AXA IM en a identifié 7 principaux (gestion du cash, trading, règlement livraison, valorisation des fonds…). « L’important c’est de bien choisir les personnes pour identifier LE processus, ce qui aboutira à la production d’un cahier des charges sur les résultats à l’informatique », souligne Michael Jameson.
Après avoir identifié les besoins, il faut mettre en place les moyens, puis tester périodiquement. « Le référentiel a servi à formaliser et valider nos processus métiers critiques, à documenter en un point unique notre plan de secours (le mini-BCP), à tester notre plan de secours (le protocole de test) », résume Michael Jameson. Les mini-BCP sont des outils de collecte de l’information sous forme de documents retraçant les besoins pour chaque équipe d’AXA IM. Ils sont régulièrement mis à jour avec l’évolution du référentiel.
Outsourcing : pour une meilleure flexibilité et une diminution des coûts
AXA IM a décidé d’externaliser ses activités de back-office. Or l’entreprise a grandi par strates, d’où il résulte un mélange entre back-office et front-office. Pour démêler ces deux pans de son système opérationnel, AXA IM a cartographié les différents processus : front-office, back-office, front-to-back, back-to-front, afin de « sortir du front-office tout ce qui faisait partie du back-office, qui plombait notre flexibilité et augmentait les coûts du front-office, et de définir la nouvelle articulation entre back-office et front-office », explique Michael Jameson.
La cartographie définit clairement le périmètre fonctionnel externalisé et le détail des entrées-sorties.
« Les outputs qui sont à la frontière entre ce qui est confié au partenaire et nous font ainsi l’objet d’un contrat », ajoute-t-il.
L’externalisation s’accompagne de la création d’un intranet pour le partenaire. Réalisé à partir du référentiel MEGA, cet outil permet au partenaire de découvrir de manière intelligente l’activité et l’organisation d’AXA IM. Il présente les équipes, l’expertise, les procédures, le tout complété par des commentaires expliquant comment sont exécutées les opérations, avec possibilité de navigation et de drill-down.
Business Process Improvement : choisir les bons processus et les mesurer
Pourquoi s’améliorer ? Pour avoir un avantage concurrentiel, essentiel pour le métier hautement compétitif d’AXA IM. Une capacité qui se traduit par l’innovation, la qualité, l’efficacité, la réputation, le savoir-faire, l’esprit… Or l’amélioration de l’entreprise passe par l’amélioration de ses processus : « Les processus sont des véhicules d’exécution, ce sont les facteurs de différentiation », commente Michael Jameson. De même que dans les deux autres applications (BPC et Outsourcing), il faut choisir les bons processus. Dans ce cas, ce sont les plus critiques, ceux qui apportent le plus de qualité clients, le plus de valeur ajoutée : « Get the right process right. »

Share this post:
Les dimensions du référentiel d'entreprise d'AXA IM (2ème partie)