Le ministère de l’emploi urbanise son SI

Suite à l’intervention de David SEVERIN (DS) sur l’urbanisation du SI du Ministère de l’emploi, de la cohésion sociale et du logement lors du club utilisateur Casewise. BPMS. Info a souhaité en savoir plus sur ce projet. Nous sommes donc allés rencontrer David SEVERIN pour lui poser quelques questions.

BPMS.info :
Pouvez-vous nous présenter le Ministère de l’emploi ?

DS :
« Le Ministère est composé de 5 directions d’administration centrale et d’environ 120 sites déconcentrés (directions départementales et régionales). Il regroupe un total de 12 000 agents qui utilisent 80 applications différentes. Le Ministère travaille également avec tout un réseau de partenaires tels que l’INSEE, l’ANPE, l’UNEDIC…
Le budget alloué à l’informatique en 2005 était de 20 millions d’euros.

BPMS.info :
Quel est votre rôle dans cette organisation ?

DS :
« Je fais partie du Bureau de la Cohérence du Système d’Information, rattaché à la sous-direction des SI de la DAGEMO créé il y a 3 ans. Mon rôle est de modéliser le système d’information et de mettre à disposition les diagrammes produits via notre intranet. »

BPMS.info :
Pourquoi cartographier votre SI ?

DS :
« Le BCSI a été créé suite à une réorganisation de la DAGEMO en avril 2003,.
L’objectif fixé par la Direction était d’avoir une visibilité sur les applications utilisées au sein du Ministère. Notre constat était clair, nous ne disposions pas d’une vision globale du SI. Nous devions donc répondre à cette problématique avec comme objectifs :
• de connaître en détail le SI du Ministère,
• de pouvoir anticiper les évolutions,
• de pouvoir évaluer les risques et impacts d’un éventuel changement d’applications ou de toutes modifications dans le SI.

BPMS.info :
Quels outils avez-vous utiliser pour répondre à cette problématique ?

DS :
« J’ai d’abord commencé par dessiner le SI de manière « artisanale » sur 6 pages A3.
Cette manière de faire étant difficilement gérable, nous nous sommes vite tournés vers un outil de dessin tel que visio.
L’utilisation de ce logiciel nous a permis d’avoir une version électronique de la cartographie. Mais plusieurs limites se sont rapidement fait sentir. En effet, Visio étant un outil de dessin, la capitalisation des informations est très difficile (complexité de croiser les informations, difficulté de publication). De plus, le logiciel n’est pas disponible sur tous les postes de travail du Ministère, la diffusion de la cartographie passait par son enregistrement sous un format image ou pdf puis son insertion dans des pages Web à diffuser sur l’Intranet. »

BPMS.info :
Comment avez-vous pensé à utiliser un outil de modélisation ?

DS :
« Certaines personnes du Service connaissaient des outils de modélisation et des avantages apportés par leur utilisation, nous avons donc commencé à chercher de ce coté.

Les critères principaux du choix d’un outil de modélisation étaient les suivants :

– pouvoir transférer les modèles Visio vers le nouvel outil;
– offrir la possibilité de faire plusieurs vues du système d’information ;
– générer une publication HTML sur l’intranet de manière rapide et facile;

Après un appel d’offre lancé en décembre 2004, l’outil Corporate Modeler (ndlr : Version 10) a été choisi pour, entre autres, son intégration totale (pas besoin de modules complémentaires) et sa souplesse d’utilisation par rapport aux outils concurrents.

Pour lancer le projet, définir le méta-modèle et choisir les représentations les plus adaptées à mes besoins, j’ai été conseillé et accompagné par un consultant de Casewise. »

BPMS.info :
Quelles ont été les différentes étapes du projet ?

DS :
« La première étape a été d’exporter les informations présentes dans les fiches applicatives de l’Intranet technique du Ministère sous format Excel pour les importer dans Corporate Modeler.
La deuxième a été le paramétrage du métamodèle (définition/personnalisation des objets, des relations entre objets…)
La troisième et dernière étape consistait à construire les modèles et à les diffuser.
En 6 mois, 200 diagrammes ont ainsi été produits et diffusés à l’ensemble des agents ayant accès à l’Intranet du Ministère. Aujourd’hui, les pages Web sont consultées par les chefs de projets, les différentes équipes informatiques locales et les acteurs MOA stratégie.

BPMS.info :
Vous évoquiez également l’utilisation de l’outil dans d’autres projets de modélisation, quels étaient ces projets ?

DS :
« En effet, nous avons utilisé l’outil pour nous aider à identifier les applications nécessaires au calcul des indicateurs pour le contrôle de gestion. Suite au succès des résultats obtenus sur la cartographie et aux possibilités de l’outil, un nouveau besoin a été exprimé : utiliser Corporate Modeler pour modéliser et documenter les indicateurs, et publier les données sous la forme d’un site Intranet dédié.
Le portail généré est alors devenu le référentiel des indicateurs du projet Contrôle de gestion. »

BPMS.info :
Êtes-vous satisfait de Corporate Modeler ?

DS :
« Globalement, je suis satisfait de Corporate Modeler, il répond à mes besoins et plus encore.
Cependant, il reste encore quelques points à améliorer où à corriger dans la présentation des titres des diagrammes et objets et dans la personnalisation des objets. Nous sommes en cours de migration de la base propriétaire (DB4) avec Corporate Modeler 10 à une base Oracle avec Corporate Modeler 10.2, ce qui ne se fait jamais sans difficulté.
L’outil seul ne suffit pas, d’où l’importance de la prestation d’accompagnement pour non seulement être formé sur l’outil mais aussi pour avoir une vision externe du projet.
Il a été plusieurs fois nécessaire de remettre les choses à plat sur papier avant de se plonger dans la modélisation immédiatement.»

BPMS.info :
Quels sont les futurs projets que vous comptez mener avec Corporate Modeler ?

DS :
Nous comptons poursuivre l’urbanisation jusqu’au niveau des données gérées par les applications du SI. Nous envisageons aussi d’utiliser Corporate Modeler pour modéliser les processus liés à la gestion des projets informatiques ou les nomenclatures utilisées par nos applications métiers.

Le ministère de l’emploi urbanise son SI