Le Ministère de l’Education réduit de moitié le nombre de ses processus métier avec CaseWise

Depuis près de 20 ans, les Systèmes d’Information des Ressources Humaines (SIERH) du Ministère de l’Education permettent d’assurer la gestion des moyens et des personnels, soit plus de 1 100 000 agents répartis sur plusieurs corps d’enseignants et de personnels d’encadrement et administratifs. Ces systèmes robustes trouvent aujourd’hui leurs limites sur le plan de l’organisation de données, sur leur capacité d’adaptation aux évolutions et à certaines adaptations réglementaires ainsi que sur le plan technologique. Rénover ces systèmes d’information est nécessaire en termes de normes de développement, d’exploitation informatique, d’apport des nouveaux outils disponibles sur le marché, d’agilité face aux évolutions réglementaires, de dématérialisation et d’archivage.

Le programme siRHen, de rénovation des Systèmes d’Information de gestion des moyens et des personnels du Ministère de l’Education, vise à faire progresser en parallèle : la performance des systèmes existants, la réponse aux nouveaux besoins de gestion et de pilotage, le chantier technique, en s’appuyant sur l’état des lieux sieRH*, sur le résultat d’études préalables tout en respectant le contexte interministériel. Pour mener à bien et coordonner ces chantiers une organisation était nécessaire.

Quel est l’objectif de la Mipil ?

La Mission de Pilotage de la Maitrise d’Ouvrage des Systèmes informatisés de gestion des moyens et des personnels (Mipil) a reçu comme objectif d’assurer la « coordination des travaux de rénovation de l’ensemble des applications et des systèmes informatiques du domaine RH au sein du Ministère de l’Education Nationale ».

Comment accompagner la modernisation de la démarche de construction d’un référentiel d’information ?

« S’appuyer sur des référentiels permet de structurer la pensée, de guider la démarche projet  » explique Thierry Aubin, Architecte du projet siRHen. Nous pourrions définir notre démarche de modernisation de la manière suivante : « Aller de l’idée au produit pour répondre aux besoins métier RH du Ministère de l’Education Nationale ».
La solution Casewise a pour but d’accompagner la démarche d’urbanisation et les maitrises d’ouvrage tout au long du déroulement du programme siRHen permettant la réalisation du « produit ». « Casewise est l’outil qui porte l’administration de l’ensemble des référentiels métiers nécessaires au projet », souligne Thierry Aubin.

Quels sont les différentes phases du projet siRHen ?

Le programme siRHen comporte plusieurs phases permettant la construction du référentiel métier RH :
– Phase de cadrage du projet: Casewise met à disposition des maitrises d’ouvrage plusieurs référentiels dont la cartographie des services attendus (POS métier – Plan d’Occupation des Sols), la cartographie générale des processus métier RH et la cartographie des modèles de données métier.
– Phase de description fonctionnelle: Référentiel des classes fonctionnelles, des cas d’utilisation et des services fonctionnels
– Phase de déploiement et d’exploitation: production de supports de formation axés sur les processus métier à destination des gestionnaires utilisateurs.

Pourquoi avez-vous choisi le logiciel de modélisation Corporate Modeler de Casewise ?

Suite au lancement d’un appel d’offre, soumis au code des marchés publics, Casewise a été sélectionné pour accompagner le Ministère de l’Education Nationale dans son projet de mise en place du programme siRHen.

« Une mise en concurrence européenne sur le marché a permis d’orienter notre choix vers Corporate Modeler de Casewise, l’outil Casewise est parfaitement dimensionné pour ce type projet« , précise Thierry Aubin.

Quels sont les apports et bénéfices de référentiels dans une démarche institutionnelle ?

« Notre démarche projet nous a permis de nous concentrer sur des questions fondamentales, notamment sur l’élimination des tâches à faible valeur ajoutée« , ajoute Thierry Aubin.

L’ensemble des référentiels représente un cadre de cohérence commun à l’ensemble des treize maitrises d’ouvrage concernées. Ce cadre de cohérence s’appuie aussi sur des référentiels de la fonction publique garantissant l’interopérabilité avec les Systèmes d’Information interministériels.

Ce projet, en adéquation avec notre volonté d’accompagner la professionnalisation des maitrises d’ouvrage dans le domaine des projets informatiques a permis de mettre en place un cadre pour l’expression des besoins et le partage de l’information garantissant ainsi la cohérence du système et un espace de dialogue facilitant la communication.

Le référentiel de processus a ainsi permis aux maitrises d’ouvrage de réfléchir sur des axes de modernisation et de simplification afin de garantir le même niveau de service pour toutes les populations concernées (enseignants du premier et second degré, les personnels d’encadrement et administratifs).

Notre démarche d’urbanisation portée par un important travail de modélisation nous a permis d’identifier environ 80 processus métier. Rapporté aux 180 processus existants dans les anciens systèmes RH, cela représente une réduction d’environ 50 % de nos processus !

Le Ministère de l’Education réduit de moitié le nombre de ses processus métier avec CaseWise