Le Groupe INEO a choisi MEGA pour cartographier ses processus

INEO, qui fait partie du pôle Energie de SUEZ, est l’un des tout premiers acteurs en France dans le domaine des installations électriques et des systèmes d’information et de communication.
Le groupe, qui compte 14 000 personnes, a réalisé un chiffre d’affaires de 1550 millions d’euros en 2001.

Les Achats pour sa production représentent un montant global proche de la moitié de son chiffre d’affaires. Ils sont donc un levier important d’optimisation pour l’entreprise.

Optimiser la fonction Achats

En 2000, le groupe initie une démarche stratégique qui vise à améliorer sa fonction Achats :

– L’objectif principal est de mettre en place une dynamique Achats de Groupe : ceci passe par l’information de l’ensemble des approvisionneurs des meilleures conditions d’achat déjà négociées, produit par produit et la mise en place d’un outil d’aide à la sélection du meilleur fournisseur en fonction des tarifs pratiqués et/ou négociés.

– La multiplicité des donneurs d’ordre et leur distribution géographique sur toute la France nécessite de pouvoir faire circuler l’information très rapidement et d’automatiser l’application des contrats.

– Les processus existants parfois très différents, pour des raisons de métier, historiques et géographiques, doivent être intégrés de manière à capitaliser sur les processus et les démarches métier tout en laissant le maximum de flexibilité localement : l’adaptabilité des contrats aux métiers et à la géographie du groupe est essentielle.

Cartographier les processus, première étape de la construction d’une solution technologique adaptée

Avant de mettre en place un outil d’optimisation de sa fonction Achats, INEO avait besoin de définir précisément les besoins des différents acheteurs, de manière à pouvoir prendre en compte les spécificités de chacun et capitaliser sur les meilleures pratiques.

La cartographie des processus, conduite avec le soutien des consultants MEGA, a permis de fournir un support de communication essentiel en phase d’identification des besoins fonctionnels, en permettant d’identifier, dessiner et documenter tous les processus Achats existants.

« L’approche Processus a eu trois avantages principaux :
– permettre un consensus initial en s’appuyant sur les processus existants;
– identifier aisément les processus automatisables, ceux qui sont le plus utilisés,
– créer un modèle métier, très souple, sur lequel la communication avec les acheteurs s’est établie » souligne monsieur Dominique Junk, Responsable des applicatifs métiers – WEB chez INEO.

Grâce à la modélisation de ses processus Achats, INEO est parvenu à mettre en œuvre un outil transactionnel d’e-procurement

Le cahier des charges construit avec les consultants MEGA à partir de la description des processus et des interfaces utilisateur, a permis de contractualiser très simplement la relation avec la SSII qui a développé l’outil, et conduit à une réalisation très rapide.
Un premier prototype, disponible depuis 2001, a prouvé qu’INEO était capable d’apporter de l’information à l’ensemble de ses approvisionneurs, et d’améliorer ses performances business de manière simple, sans augmenter la taille de ses connexions informatiques.

Les résultats : l’optimisation escomptée et une professionnalisation accrue des Acheteurs

La mise en place de cet outil a permis de piloter la démarche Achats, d’unifier et d’améliorer les pratiques et les processus, tout en facilitant l’utilisation du nouveau système par les utilisateurs.

Le projet s’est accompagné d’une professionnalisation des Achats qui permet aujourd’hui aux approvisionneurs d’obtenir le matériel au meilleur prix et surtout à des meilleures conditions.

Le projet a été également l’occasion de créer une synergie interne, grâce à la nouvelle coordination entre les différents acteurs des Achats.

« Le dernier avantage de cette approche par les processus est qu’elle est indépendante des métiers et transposable, demain, à d’autres métiers de services et de proximité de notre groupe », précise Dominique Junk.

Quelques chiffres

INEO compte 2500 donneurs d’ordre (acheteurs ou responsables d’affaires) répartis sur toute la France, au sein de 250 centres de profits situés à proximité de ses clients.
2000 fabricants et catalogues associés participent à la constitution du catalogue produits d’INEO.
Le nombre de produits manipulés s’élève actuellement à 1,3 million et est estimé à 2 millions à terme.
15 000 fournisseurs environ distribuent ces produits et sont généralement implantés près des centres de profit

Les outils MEGA utilisés par INEO
– MEGA Process pour la cartographie des processus métier
– MEGA Development pour la description des interfaces utilisateur
– MEGA Database pour les modèles de données

A propos d’Inéo
INEO est né en 2001 du rapprochement des sociétés GTMH, L’Entreprise Industrielle/Verger Delporte et SEEE.
Fort de 14 000 personnes et 1 550 millions d’euros de C.A . , le Groupe est intégrateur de solutions électriques et de systèmes d’information et de communication. Ses principaux secteurs d’intervention sont l’Industrie, le Tertiaire, l’Energie, le Transport et les Systèmes de Communication.
INEO est une des sociétés de l’entité opérationnelle  » Installations & Maintenance  » de Tractebel, pôle Energie de SUEZ.

Le Groupe INEO a choisi MEGA pour cartographier ses processus