La Matmut déploie son dispositif de cartographie applicative en un temps record

Jérôme Banderier, Responsable des Etudes à la MatmutRetours de Jérôme Banderier, Responsable des Etudes, et Thierry Catelas, Responsable Cartographie, Direction Informatique, Groupe Matmut.

Jérôme Banderier – La méthodologie iPrisme de Nomia et l’outil Aris d’IDS Scheer ont amené la démarche et le cadre nécessaires pour permettre une mise en oeuvre flash, en trois mois. La personnification du projet a aussi été un facteur clé de succès.
Nous avions pour objectif d’obtenir des résultats rapides. Etant dans une phase de relative découverte de la cartographie, il y avait un risque, en travaillant seuls, de nous égarer dans des détails.
Nous avons donc choisi de nous faire accompagner par des partenaires qui nous apportaient une démarche et un cadre. La méthode iPrisme proposée par Nomia et l’outil ARIS d’IDS Scheer étaient tous deux adaptés à notre besoin et nous ont permis une mise en oeuvre flash du projet.

Acteur historique dans le domaine de l’assurance dommages, la Matmut a fait le choix de se diversifier. Quelles sont aujourd’hui les orientations stratégiques du Groupe ?
Jérôme Banderier – Figurant parmi les leaders dans le domaine de l’IARD, la Matmut élargit son périmètre d’activité. A titre d’exemple, nous avons lancé un produit d’assurance-vie en 2007 et nous proposerons un produit santé début 2009.
Cela nous met en position d’offrir une gamme complète de produits d’assurance et de prévoyance. Cette augmentation d’activité et cette évolution des métiers ont évidemment nécessité un plan de recrutement massif, portant à plus de 4500 le nombre de nos collaborateurs.

Dans ce nouveau paysage, comment se structure la Direction Informatique ?
Jérôme Banderier – La Direction Informatique, basée à Rouen, prend en charge l’ensemble des développements informatiques du Groupe. Véritable direction support, elle est utilisée par toutes nos filiales. Nous avons la chance de bénéficier depuis de longues années d’une grande stabilité d’équipe, grâce à un très faible turn over.

Toutefois depuis quatre ans, nous rencontrons une activité très soutenue et nous avons vu tripler le nombre de projets demandés. Pour faire face à cette croissance rapide et aux nouveaux enjeux, nous avons augmenté en proportion nos propres effectifs, dont la moitié est consacrée aux développements et systèmes informatiques.

Et le système d’information ?
Jérôme Banderier – Nous avons adopté une approche très pragmatique de la construction de notre système d’information. La Matmut est dans une tradition de gestion ciselée de ses projets.
Tout projet doit être un projet abouti et ceux engagés doivent servir les besoins essentiels d’une mutuelle d’assurance. Bâti sur ce coeur, sans applications inutilisées ou obsolètes, notre système a ainsi grossi de façon maîtrisée.
Il est aujourd’hui constitué d’applications grands systèmes avec des interfaces applicatives micro et web, développées en Turbo Pascal, Delphi et DotNET.

Qu’est-ce qui a déclenché alors le projet de cartographie ?
Jérôme Banderier – D’une équipe resserrée et homogène, qui maîtrisait le SI sur le bout des doigts, nous sommes passés à une équipe trois fois plus importante. Il y avait donc un risque de dilution des connaissances, souvent intangibles parce que détenues en partie dans la tête des individus.
Si le patrimoine technique est parfaitement documenté, grâce à un puissant dictionnaire de données, les structures et les flux inter applicatifs ne sont souvent connus que des experts. La croissance conjuguée des effectifs et du parc applicatif rendait nécessaire la centralisation et la capitalisation des connaissances sur notre patrimoine.

Quelle valeur ajoutée la cartographie va-t-elle apporter au système d’information ?
Thierry Catelas – La cartographie est le moyen de maîtriser notre parc, de donner une visibilité sur ses constituants, de partager le savoir, de réduire les temps d’étude en rendant les personnes plus polyvalentes en termes de sujets confiés, de faciliter l’intégration des nouveaux arrivants.

Jérôme Banderier – Nous voyons la cartographie comme une aide pour comprendre et maîtriser le SI actuel mais aussi pour bâtir celui de demain. Elle va permettre à chacun de disposer d’une vision globale fiable du SI, sans laquelle toute décision sur les projets d’évolution serait risquée, en passant par exemple à côté d’un flux important ou d’une application.
Pour les équipes projets c’est un outil précieux pour les aider à générer de la valeur ajoutée, en facilitant les analyses d’impacts, les études préalables, la prise de connaissance d’un domaine sur lequel ils ne sont pas historiquement leader, etc.
Notre ambition est que la démarche de cartographie s’inscrive dans nos bonnes pratiques, encapsulée dans notre méthodologie projet.

Pourquoi avoir choisi de vous faire accompagner de Nomia ?
Jérôme Banderier – Nous étions dans une phase de quasi découverte de la cartographie. Pour éviter de perdre du temps, nous avons vite mesuré l’utilité de nous faire accompagner. Dans ce type de projet, il faut être pragmatique et éviter de se faire plaisir.
La nature et la qualité des informations à gérer dans un référentiel de cartographie devant correspondre au juste nécessaire, il est donc impératif de les déterminer avec pertinence et cohérence. En faisant appel à un cabinet extérieur, nous voulions bénéficier de l’expérience d’un consultant de haut niveau pour nous aider à cadrer le projet et nous guider dans une démarche ad hoc avec le recul voulu.

Des cinq cabinets présélectionnés, nous avons choisi Nomia pour trois raisons principales : son expertise reconnue sur le sujet, la qualité du consultant proposé et une approche efficace qui correspond bien à notre façon de travailler. En venant avec son cadre méthodologique iPrisme, Nomia a su nous aider de façon concrète dans une mise en œuvre flash du projet.

Vous avez ouvert un poste pour prendre en charge le projet de cartographie. Cela participe t-il de votre volonté d’inscrire la démarche sur le long terme ?
Jérôme Banderier – En effet, il nous a semblé important d’adresser des signaux forts de notre motivation. Le recrutement d’un responsable cartographie en était un. Sa mission est d’inculquer une culture cartographique, d’accompagner les équipes et de faire vivre le contenu du référentiel en veillant aux mises à jour régulières dictées par les évolutions incarnées par les projets.

Dans un contexte de forte charge de travail, où il est quelquefois difficile de garder une priorité haute à ce sujet, il apporte aux chefs de projets un soutien concret (analyse d’impact, mise à disposition des cartes de référence, …) et sait faire avancer les projets en les aidant comme architecte dans le processus d’élaboration des cartographies. Personnifier ainsi le projet est certainement un des facteurs clés de succès.

Quelles ont été les principales étapes de mise en place du dispositif ?

Thierry Catelas – Pour mieux ancrer le projet, nous souhaitions une mise en œuvre flash, propre à générer rapidement des résultats concrets. Avec l’aide de Emmanuel Songo, consultant senior de Nomia, nous avons déployé le dispositif de cartographie en 3 mois seulement, et ceci en incluant deux pilotes.
Dans les grandes lignes, nous avons appliqué la démarche iPrisme de Nomia, déclinée en plusieurs étapes : définition d’une organisation, adaptation du modèle iPrisme aux besoins de la Matmut, choix d’un outil support de la cartographie, mise en place d’une procédure de collecte des données, alimentation du référentiel, restitution auprès des équipes.

Une fois la démarche, l’organisation et l’outil validés par ces projets pilotes, la campagne de cartographie, grandeur réelle, a pu démarrer, précédée bien sûr d’une phase importante de communication et formation.

Vous avez fait le choix d’ARIS comme outil support. Quels ont été vos critères déterminants ?
Jérôme Banderier – C’est d’abord la question d’un outil spécifique qui s’est posée. Étant dans la première phase de notre projet, nous nous sommes demandé si cela ne serait pas surdimensionné. Notre maturité sur le sujet avançant, nous avons réalisé qu’il ne fallait pas s’en priver.
En outre, le choix d’un outil renforçait notre engagement à l’égard de la cartographie dans une approche ‘référentiel’.

A l’issue d’un benchmark entre deux éditeurs – parmi les leaders du marché – nous avons choisi ARIS d’IDS Scheer pour la richesse de son méta modèle, facilement adaptable à notre besoin à moindre coût, mais aussi pour les possibilités de l’outil comme son ouverture à d’autres types de cartographies ou à l’urbanisation.

Trois mois pour déployer le dispositif de cartographie apparaissent comme un temps record. Comment l’expliquez-vous ?
Thierry Catelas – C’est une conjonction de facteurs clés de succès. En amont du déploiement du dispositif, nous avons soigneusement préparé le terrain par une campagne de sensibilisation pour démystifier la cartographie.
Elle a permis de familiariser les équipes avec les concepts et de parler le même langage. En second lieu, le méta modèle et les services que recouvre la méthode iPrisme étaient pour l’essentiel bien adaptés à nos besoins cartographiques ; les contributeurs se sont rapidement appropriés le cadre et les outils qui leur ont été proposés.
Cela nous a fait gagner beaucoup de temps. Enfin, nous avons cherché à automatiser au maximum l’import de données dans le référentiel ARIS. Notre procédure de collecte des données est résolument pragmatique.

ARIS a généré les cartes décrivant les flux inter applications, les composants applicatifs d’une application, et enfin la carte de contexte par application. L’adéquation entre application et fonction de l’architecture fonctionnelle a été assurée lors de la collecte des données.

Jérôme Banderier – Nous voulions avant tout ne pas imposer la cartographie comme une contrainte. Chacun – y compris le management – est conscient de la priorité à lui donner, mais conscient également que les projets aussi doivent avancer.
Pour éviter tout blocage en phase de démarrage, les équipes ne renseignent la cartographie que lors de leur projet ; elle n’est donc pas vécue comme une énorme charge.

Peut-on parler de retour sur investissement ?

Jérôme Banderier – Nous avions deux objectifs majeurs : inscrire la cartographie dans la durée et la faire porter sur l’ensemble du SI, dans un recensement le plus complet possible, pour disposer d’une vision d’ensemble indispensable. Nous nous sommes donnés deux ans pour la mener de bout en bout. Il est donc trop tôt pour quantifier un retour sur investissement.
Pour le moment, il est incontestablement qualitatif. La première année, jusqu’à l’été 2008, nous a permis d’inscrire la cartographie dans les habitudes de travail. De fait, aujourd’hui elle est vécue de façon positive.
Les équipes et le management ont compris non seulement la nécessité mais aussi l’intérêt de la démarche. Cela s’est fait d’autant plus sereinement que notre méthodologie projet arrivait à un niveau de maturité qui nous permettait de l’intégrer de façon avantageuse.

Nous sommes donc parfaitement en phase avec nos attentes. Notre prochain objectif, d’ici l’été 2009, est d’avoir cartographié entre un tiers et la moitié du patrimoine applicatif couvrant l’essentiel du SI. Quatre projets sur cinq devront présenter une carte issue de l’outil.
Il nous appartient bien sûr de garder le cap et de continuer à animer le projet. Nous avons prévu d’y consacrer l’équivalent de 2,5 personnes.

Ce projet s’inscrit-il dans une perspective d’urbanisation ?
Jérôme Banderier – Nous n’avons pas à proprement parler de calendrier en matière d’urbanisation. Pour autant, nous sommes bien conscients qu’avec notre croissance et l’introduction de nouveaux métiers, nous sommes en train d’étendre significativement notre système d’information, qui plus est avec des équipes nouvelles.
Nécessairement, à terme, il nous faudra l’améliorer davantage pour accroître sa réactivité et son efficacité, et cela passera par l’urbanisation. Notre investissement dans la cartographie sera alors un atout précieux. Grâce à la vision d’ensemble qu’elle va apporter, nous pourrons nous assurer de la complétude de nos études d’impact.
C’est assurément un gain en termes de qualité et de confiance pour définir des scénarios d’évolution pragmatiques sur le plan technique et métier.

La Matmut déploie son dispositif de cartographie applicative en un temps record