La GED idéale ?

La gestion électronique des documents constitue une des problématiques les plus complexes dans une entreprise. Toute l’intelligence d’une société, de sa gestion administrative à sa gestion de la connaissance repose dans les documents du quotidien. Ces documents peuvent revêtir des formes de nature aussi diverses qu’un simple fichier texte, un document Office (Word, Excel, Powerpoint..) ou une image.
 
Maîtriser la GED devrait être le point de départ préalable avant toute construction d’un Système d’information. 
 
Dans le cas de DNG, pour ne pas déroger à la règle qui stipule que les cordonniers sont souvent les bien moins chaussés, notre GED a longtemps été disséminées au sein d’interminables répertoires, sans aucune structuration et sauvegardés sur divers supports (disques externes, serveurs distants, …), le tout sans réel cohérence d’ensemble. Les techniciens avaient pour habitude de stocker les documents techniques sur leurs portables, l’administratif gère la facturation et la comptabilité dans des répertoires privés, et les clients externes partagent les échanges par mail.
 
Comment dans un tel contexte capitaliser ? Plus encore, comment retrouver l’information rapidement, efficacement et de manière indexée ? Je ne referai pas ici l’histoire de la problématique d’une GED, mais ces derniers mois j’ai décidé de prendre le taureau par les cornes et de mettre en pratique tous les outils préconisés par DNG auprès de ses clients. Le cordonnier qui tente de trouver la plus belle chaussure en quelque sorte.
 
Pour moi, une GED doit être Ouverte, Extensible et Performante.
 
« Ouverte » car de nombreux outils du marché proposent des solutions de type « boîte noir ». On vous donne un client d’accès, sûrement performant mais souvent propriétaire puis on vous facture au volume ou à l’utilisateur. Une GED « Ouverte » doit être utilisable par n’importe quel client dans n’importe quel contexte mais pas à n’importe quel prix. La secrétaire a l’habitude d’utiliser Word ou Excel et de faire des « Enregistrer Sous », et bien il faut que la GED puisse lui permettre de garder ses habitudes. Les techniciens commencent parfois à créer un document au bureau, puis le soir venu allument leur chère laptop à la maison pour finir la proposition commerciale ou le cahier des charges attendu pour le lendemain.
 
Il ne faut pas qu’il y ait de rupture dans le processus de GED. On travaille de plus en plus dans des contextes (forte réactivité, pression des délais, etc.) où les outils jouent un rôle majeur. S’il faut allumer la GED, se connecter avec un login et un password ou copier/coller à partir d’une clé USB le document entamé dans la journée, ce sera le grain de sable qui découragera l’utilisateur. Et lorsque le document doit être partagé et modifié de manière collaborative, les problèmes s’accumulent.
 
La GED doit également être « Extensible » car au delà d’une GED, il y a tout un SI, des outils collaboratifs, des applications métiers et de nombreuses passerelles qui prennent leur source dans l’intelligence et le savoir-faire de l’entreprise. Il faut donc pouvoir interroger toute GED de manière standard et extensible.
 
Pour finir, une GED doit être « Performante » car si un utilisateur met ne serait-ce que 20 secondes à rechercher un document, il aura tendance à se recréer un répertoire local, privé. L’indexation d’une GED et la possibilité d’ouvrir un document en un ou deux clicks est primordial.
 
Dans le monde idéal, la GED devrait être un simple répertoire accessible de n’importe où, dans n’importe quel système d’exploitation avec le plus simple des clients, un explorateur de fichiers par exemple. Il devrait proposer automatiquement les documents accessibles par l’utilisateur en fonction de son profil. Trop rares sont les outils répondant à toutes ces exigences. Et pourtant, avec un peu d’effort de configuration et quelques connaissances, on arrive aujourd’hui à monter une plateforme GED optimale et peu couteuse. C’est notre cas, l’arrivée de la GED a été une vraie bouffée d’oxygène. Attardons nous un instant sur les outils. Au centre de cette GED, nous utiliserons Alfresco. Je n’entrerai pas dans les innombrables vertus d’Alfresco : Open Source, Extensible, Performant, etc .. Alfresco est la quintessence même d’une GED de type « Framework ». Alfresco est une WebApp Java s’appuyant sur les multiples standards du Web et exposant la GED sous la forme d’un repository. La qualité première de ce repository est d’être accessible via de nombreux connecteurs externes. Si l’on souhaite que l’utilisateur puisse avoir accès à la GED de n’importe où et à partir de n’importe quelle machine, il n’y a pas de secret, la GED doit être exposée via HTTP, seul protocole à pouvoir prétendre aujourd’hui traverser les proxies.
 
 
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Il se trouve qu’il existe aujourd’hui un excellent standard dans ce domaine, le protocole WebDAV. WebDAV est un protocole qui s’appuie sur le dialecte HTTP pour permettre le partage, la recherche, la suppression et la modification de documents. L’explorateur Windows XP ou Vista fournissent en standard la notion de « Web Folder » qui constituent des liens logiques vers un serveur DAV. L’utilisateur manipule les documents comme s’ils étaient en local et lorsqu’il les sauvegarde, l’opération est traduite en requête WebDAV. Dans la pratique, il faut avouer que Microsoft a complètement loupé le virage WebDAV et Windows est loin d’exceller en la matière. Sans entrer là encore dans les détails, sous Vista un patch est nécessaire et sous XP on arrive à quelque chose d’intéressant mais les performances sont désastreuses. Pour venir à bout de ces manques, je recommande l’utilisation systématique d’une extension Shell. Web Drive fait partie de ses outils indispensables, pas très chers et d’une redoutable efficacité. Web Drive permet de créer une sorte de cache local et optimise les aller/retour serveur, le client manipule ses fichiers comme s’ils étaient dans un répertoire quelconque de son disque. S’il souhaite poser un verrou, il peut le faire. Côté performance, Web Drive est ce qui se fait de mieux. Il m’arrive souvent d’ouvrir un Shell DOS et de taper « dir W:GEDfactureXX*.doc /s » pour rechercher dans toute la GED un document en particulier.  
 
 

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Lorsque l’utilisateur est en déplacement ou n’a pas accès à sa machine personnelle pour connecter un lecteur Web, il a la possibilité de réaliser toutes les opérations de GED en passant par le client Web d’Alfresco. Ce client propose des fonctionnalités beaucoup plus abouties que l’explorateur WebDAV. On peut commenter un document avec d’autres collègues (très efficace, surtout lorsqu’on ne comprend pas le contexte d’une mise à jour), créer ou démarrer un Workflow autour du document ou simplement rechercher sur la base de nombreux critères avancés un document bien précis. 
 
 

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Côté connecteurs, la GED DNG permet également de partager via le protocole SharePoint des documents sous Office (en passant par les WorkSpaces) ou de créer un share « Samba » (CIFS) avec un client Linux ou MAC. La but d’une GED encore une fois est d’être ouverte.
 
Pour installer et configurer de manière opérationnelle une telle GED, les possibilités offertes par Alfresco sont nombreuses. L’outil est compatible avec n’importe quel système d’exploitation ou base de données du marché (attention les documents ne sont pas stockés en base, mais sur un système de fichiers propriétaire, seules les méta-données sont en base). Il utilise Lucène pour l’indexation et une sauvegarde régulière de la base GED est réalisée à partir d’une machine dédiée hébergée chez un hosteur lambda du marché.
 
Lorsqu’on souhaite échanger, partager des documents avec des services externes (comptabilité, finances ou RH, juridique, …) nous créons un utilisateur et lui donnons des droits et une vue sur le ou les répertoires en question. Plus d’échange et de copies de documents, plus d’informations dupliquées dans tous les sens. Les modifications sont versionnées, on sait qui a fait quoi, quand et comment. Une sorte de SVN documentaire.
 
Pour l’extensibilité, on trouve déjà sur le marché de nombreux clients Web AJAX, plus ergonomiques, comme exemple DOCASU, que certains préfèrent au client traditionnel.  
 
 

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Le seul bémol des GED actuelles est le cloisonnement entre les outils de mail et la GED. 50% des documents créés en GED proviennent initialement d’un document attaché. Il est pénible à chaque fois de faire sous Gmail/Outlook « Enregistrer sous, puis W:GEDRépertoire Cible ». J’aurais adoré avoir une extension Browser ou Outlook qui me permette de faire click droit « Send To GED ».
 
Bonne GED ! 

 
Auteur :  Sami Jaber, Architecte logiciel, DNG Consulting
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