La GED dans les PME

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Plus que la taille de l’organisation, c’est la complexité des processus, la diffusion des informations, la recherche et le partage des documents qui incitent les entreprises à se doter d’une solution de Gestion Electronique de Documents. Et les PME commencent à y accorder un intérêt stratégique.

Avec un marché qui est en forte croissance, la gestion électronique de documents a incontestablement le vent en poupe. Ce marché suscite un engouement fort de la part des entreprises de taille plus modeste. L’ouverture de la GED au PME s’explique aussi par la croissance exponentielle du nombre de documents échangés par les entreprises et par le fort développement des échanges dématérialisés qui tendent à devenir une règle de fonctionnement.

Les solutions de GED pour les PME présentent de sérieux atouts pour les accompagner dans leur quête de productivité. Avec, parmi les principaux, la volonté d’améliorer les processus de circulation, le partage de l’information et les recherche de documents. Au-delà des aspects liés à l’amélioration de la qualité de la transmission et du partage d’informations dans l’entreprise, les petites entreprises devront également faire face à des contraintes de sauvegarde et d’archivage légal de plus en plus fortes.

ged-illus-2.pngLes PME qui ne souhaitent pas, ou ne peuvent pas, en raison de ressources limitées en implémenter une, courent le risque de perdre en compétitivité. Les PME qui ne prévoient pas de recourir à une solution de GED ne sont pas disqualifiées pour autant, mais elles seront de plus en plus nombreuses à y faire appel pour les accompagner dans leur réussite au quotidien. Pour les PME, il devient crucial (car ne disposent pas de ressources humaines extensibles entre autre), de rationaliser leur mode de gestion de documents pour permettre à leurs collaborateurs de se concentrer sur leurs missions sans avoir à rechercher manuellement des informations indispensables à la réalisation de leurs objectifs.

Ainsi, si l’organisation du travail et les circuits de validation de l’information apparaissent moins lourds dans les petites structures que dans les grandes, les documents à gérer, eux peuvent s’avérer tout autant, voire plus complexes. Plans d’imagerie dans les cabinets d’architectes, fichiers de conception assistée par ordinateur dans les PME d’ingénierie en méthode et design, etc. Autant de documents pour lesquels une solution de GED est la bienvenue.

Les PME qui ne disposent pas des ressources suffisantes en interne, trouveront en l’externalisation et dans les tiers de confiance une voie satisfaisante pour gérer leurs processus documentaires. Les solutions en mode hébergé permettent de se dégager de toute problématique d’installation, de maintenance et d’achat de nouvelles versions.

ged-illus-1.pngLes offres pour PME se concentrent sur les besoins fondamentaux de celles-ci afin de leur proposer des fonctionnalités immédiatement opérationnelles et génératrices de productivité à court terme. Le développement de ces solutions s’explique par les contraintes d’accès à l’information imposées par les clients des PME qui attendent de ces dernières une réactivité accrue et un suivi personnel de qualité. En s’équipant, elles améliorent ainsi leur avantage concurrentiel et augmentent leur qualité de service. Grâce à cette approche, les entreprises peuvent alors mettre en place un mode de traitement normalisé et bénéficier d’un outil transversal répertoriant l’intégralité de leurs données.

L’heure du choix venue, la PME devra ensuite décider du type de solution qu’elle souhaite implémenter : solution du marché, développement spécifique ou Open Source. Poussée par la banalisation des échanges électroniques, la GED est désormais un maillon essentiel des systèmes d’information des PME. Plus qu’un concept, elle est aujourd’hui largement adoptée et se positionne dans les priorités des achats d’outils informatiques.

Auteur : Frédéric Matthey – Digitech SA
Source :
Digitech

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