La Banque Populaire des Pyrénées-Orientales, de l'Aude et de l'Ariège construit son référentiel avec MEGA

La Banque Populaire des Pyrénées-Orientales, de l’Aude et de l’Ariège (BPPOAA) mène depuis 2001 une démarche active de cartographie de ses processus et procédures pour répondre aux différentes évolutions de l’entreprise et de ses métiers.
Introduite pour faciliter l’intégration de nouveaux collaborateurs et pérenniser ses connaissances métier, la cartographie des processus permettra, à terme, à la Banque de mettre en place une véritable démarche d’analyse de la valeur de ses processus client.
Le projet initial : la documentation des processus métier
Dès 1997, la BPPOAA se préparait au départ en retraite d’une part importante de ses collaborateurs dans les prochaines années.
Avant la réduction légale de la durée du travail, elle a signé un accord Robien lui permettant d’embaucher 100 nouveaux collaborateurs (10% de son effectif) en contrepartie de réduction de charges sociales.
La Banque s’est donc fixé comme premier objectif de représenter et documenter ses processus métiers de manière à réaliser le transfert de connaissance entre les « anciens » et les « nouveaux » collaborateurs. Les diagrammes réalisés permettent d’avoir une vision globale du processus depuis la réception de l’ordre du client jusqu’à son complet dénouement. De plus, pour chacune des procédures
du processus concerné, l’opérateur peut avoir accès à tous les documents nécessaires au bon déroulement de la procédure (schémas comptables, tâches opérationnelles, imprimés à remplir, etc.).
Nous avons très rapidement ressenti le besoin de nous appuyer sur un outil adapté tel que celui de MEGA pour nous aider à décrire et formaliser nos processus » précise Jean-Michel Richard, Directeur Financier de la BPPOAA. La solution MEGA a été facilement acceptée, en interne. « Nous avons laissé à chacun le temps de s’approprier l’outil, et aujourd’hui, les responsables de filières décrivent leurs propres procédures ».
Le référentiel des processus qui se constitue ainsi au fil des descriptions représente un véritable outil de Knowledge Management, qui permet de pérenniser les connaissances de l’entreprise.
Avec le temps, la cartographie réalisée devient le support d’une nouvelle démarche d’analyse de la valeur
Grâce à l’accompagnement des consultants de MEGA, l’analyse des processus métier fournit le support nécessaire à la mise en place d’un véritable outil de pilotage et de gestion.
En effet, l’analyse du déroulement d’une procédure permet d’identifier les différentes ressources utilisées et de comprendre précisément les différents coûts de fonctionnement de la Banque.
Interfacé avec l’outil d’analyse des coûts de la société ALG (Amstrong Laing Group), le référentiel des processus MEGA va ainsi permettre de mettre en place un suivi précis des coûts de chaque activité, puis du processus complet. Un pilote a déjà été construit sur les opérations de la monétique.
Le résultat pourra constituer un véritable outil de management des services bancaires qui permettra à la BPPOAA d’affiner ses outils de mesure des coûts d’un service rendu au client, préalable indispensable à l’optimisation des processus.
Enfin, à terme, en particulier dans le cadre des nouvelles obligations du comité de Bâle II, la cartographie des processus existante pourrait également être utilisée pour l’identification des risques opérationnels encourus, la caractérisation de leurs conséquences et de leur probabilité d’occurrence et la mise en place, le cas échéant, des procédures de maîtrise associés.
Choisie au terme d’un appel d’offres, la solution MEGA Process fournit le référentiel des processus de la Banque. De plus, les consultants de MEGA accompagnent la Banque dans la mise en place d’une démarche cohérente pour impliquer et faciliter l’appropriation par les utilisateurs et dans la diffusion des méthodes de cartographie des procédures.
« Nous avons sélectionné MEGA pour sa souplesse et ses capacités d’ouverture et de communication avec d’autres outils» précise Jean-Michel Richard « Le support et l’assistance des consultants de MEGA a également constitué un élément important de notre choix ».
Les fonctions de génération automatiques de pages HTML de MEGA permettent progressivement de mettre la cartographie des processus réalisée à disposition des 960 collaborateurs de la Banque via deux sites intranet, correspondant à des besoins d’information différents.

Quelques données chiffrées
La BPPOAA a identifié 700 procédures à documenter, pour le compte d’environ 30 filières métiers.
Un premier projet pilote a permis de mettre au point la démarche pour la description de la filière Monétique.
A ce jour, 5 filières et 280 procédures ont été décrites au cours de la première phase d’industrialisation du projet, entamée depuis septembre 2002.
Après la formalisation de ses processus bancaires de traitement de masse, la BPPOAA s’attachera, au cours du second semestre 2003, à décrire ceux des Directions Ressources Humaines, Financière ainsi que ceux des Crédits.

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