L’art de la modélisation des processus

« L’art ne reproduit pas le visible, mais rend visible. »
Paul Klee

Pour me rendre à BPMS depuis mon domicile, j’emprunte le métro et m’arrête à la station « Arts et Métiers« . Quelle coïncidence heureuse pour ce cabinet spécialisé dans la modélisation des processus, activité dont la définition oscille à mon sens entre ces deux acceptions. La définition de la modélisation serait prise en étau, me semble-t-il, entre trois pratiques aux enjeux forts différents : un art, un métier, ainsi qu’une technique.

La modélisation des processus est certainement un savoir-faire. Mais est-elle un art ? Un métier ? Une technique ? Au terme de cet article, je ne répondrai probablement pas à la question. Je m’efforcerai en revanche de restituer les termes de l’équation dans l’expérience de modélisateur, que je pratique chaque jour au contact des organisations.

Modélisation des processus : Retour d’expérience

art-metier-jbg-1.pngAujourd’hui en tant que business analyste, la modélisation constitue mon métier, mais je sens bien qu’au-delà de la technique de modélisation, reposant sur un ensemble méthodologique auquel j’ai été formé, les problématiques devant lesquelles je bute, ne peuvent se résoudre que dans une certaine forme d’art.  

En effet, le rôle de la modélisation n’est-il pas de révéler, ou de structurer une connaissance jusque-là informelle ? D’un point de vue consultant, les difficultés à faire valider un modèle ne tiennent-elles pas la plupart du temps à une incompréhension sur la manière de « présenter » le processus ? Soit la chronologie n’est pas rendue par le positionnement spatial des objets représentés, soit l’objectif de communication est rendu caduc par le surfoisonnement d’information.

La modélisation ne trouverait donc ses origines que par l’expérience d’une technique (la définition et la maitrise des composantes nécessaires à la structuration de la modélisation cf. figure 2). Elle se poursuit au travers du métier du modélisateur, qui consiste à puiser le savoir informel des interlocuteurs métier, et se termine dans l’art de composer, de structurer, une représentation satisfaisant le public client des modèles (cf. figure 1).

Management de l’information : Genèse d’une préoccupation

Prenons peut-être le temps de quelques définitions préliminaires. Qu’est-ce que la modélisation ?
Modéliser, c’est apporter de la structure dans un chaos d’information. Il faut d’ailleurs situer notre objet sur le terrain de l’analyse systémique
1 : La modélisation est liée à la curiosité suscitée par quelque chose qu’on ne comprend pas, avec le non-savoir, la complexité, et la recherche. La modélisation est amorcée par la curiosité de savoir comment un phénomène, un processus ou un système fonctionne.

Quand on modélise, on cherche à capter la structure profonde d’un métier ou d’un système. D’ailleurs dans bien des cas, c’est l’apport essentiel du consultant : poser un regard neuf sur des pratiques quotidiennes susceptibles d’améliorations. À ce détail près qu’on ne réforme pas le management opérationnel sans avoir parfaitement saisi la complexité de ses enjeux.
C’est au prix d’une plongée dans les profondeurs de l’existant que se dégagent les voies d’une performance renouvelée. Ausculter ou auditer les processus d’une organisation revient à les décrire avec différents niveaux de granularité, partant du niveau macro pour en arriver au niveau le plus micro, eu égard aux objectifs du projet.

La modélisation des processus s’inscrit donc dans le cadre de ce qu’il est convenu d’appeler « le management de l’information« . En effet, si l’on modélise sur la base d’objectifs parfois disparates, le nœud des préoccupations est de structurer, capitaliser, communiquer de l’information pour faciliter l’intercompréhension des acteurs. Ou comme le note Edward Tufte, professeur d’Information Design à Yale, « Nous donnons une représentation de l’information dans le but de raisonner, communiquer, documenter, préserver un savoir« 2.

On constate ainsi qu’il est difficile de comprendre les trajectoires de tous les électrons composants les circuits électroniques d’une machine. L’analyste fait donc reposer son diagnostic sur des indications fonctionnelles indirectes : affichage à l’écran, indicateur de statut sur le tableau de bord. La modélisation mathématique a d’abord très rapidement évolué dans l’ombre des théories informatiques, mais la structuration des systèmes complexes, afin de les rendre compréhensibles pour les humains, a ensuite guidé le travail des théoriciens du développement logiciel.

Il faudra attendre 1997 pour qu’un langage standard unifie la communauté scientifique. Ce dernier est appelé Unified Modeling Language (UML). Au même moment naît la théorie du « processus unifié » permettant de donner les préceptes généraux de la méthode systémique, dans laquelle s’inscrit le langage UML.

RUP est à ce titre l’une des plus célèbres implémentations de la méthode PU (« processus unifié« ), livrée clés en main, permettant de donner un cadre au développement logiciel, répondant aux exigences fondamentales préconisées par les créateurs d’UML :
• une méthode de développement doit être guidée par les besoins des utilisateurs
• elle doit être centrée sur l’architecture logicielle
• elle doit être itérative
3 et incrémentale4

Si RUP n’est pas la première proposition de méthode de modélisation (IDEF propose dès 1970 des pistes pour les modèles fonctionnels et les modèles de données)elle a l’avantage d’offrir une structure unifiée qui prend en compte l’ensemble du cycle de vie d’un projet.

Mais la méthode, même lorsqu’elle est sélectionnée à bon escient n’est pas suffisante pour assurer la réussite d’un projet. Au moins deux autres composantes sont structurantes : la sélection des objets et connexions constituant le métamodèle d’une part, et d’autre part la nécessité de s’entendre sur la manière de présenter les diagrammes et les objets, ou la personnalisation des objets standards. (cf. fig. 2)
Dès lors qu’on oppose la nécessité de choisir des objets, des connexions, une méthode de représentation graphique en fonction de la contingence d’un projet donné, d’une fin ad hoc poursuivie, on se retrouve face des considérations qui ne peuvent se résoudre qu’en puisant dans les théories de « l’information design« . Et ce, pour une raison simple : la partie émergée de l’iceberg modélisé demeure in fine ce sur quoi repose la satisfaction du top management dans les projets de modélisation. 

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Designer l’information : Un art méconnu

Le design d’information, terme est apparu dans les années 70, a été défini comme « l’art et la science de la préparation de l’information afin de la rendre utile pour les êtres humains avec efficience et efficacité« . Il signifie à la fois dessin et projet, traduit une information claire et directe. L’information utile n’est pas un accroissement de la quantité d’informations, mais au contraire une réduction de cette quantité par des regroupements pertinents.

Cet art découle ainsi de la d’une capacité de synthèse graphique d’un contenu donné. Il consiste à rendre disponible de l’information structurée pour des utilisateurs donnés, afin qu’ils puissent immédiatement donner un sens à l’action et contextualiser l’environnement des tâches à réaliser.

Pour que le design d’information fonctionne :
• L’information doit donner corps au graphique et non le contraire, prenant ainsi le contre-pied des critiques de simplification exercées à l’encontre de la « pensée PowerPoint »
• Les sources doivent toujours être vérifiables pour qu’un visiteur/lecteur averti puisse juger de la pertinence de votre information, et pouvoir la critiquer si nécessaire.

Cette préoccupation pour la représentation de l’information répond au fait que l’être humain est mieux à même de raisonner sur des problèmes très complexes lorsque ces problèmes sont présentés sous une forme visuelle idoine. Toutefois, constatant que la forme appropriée est souvent un défi singulier, fréquemment, il faut une sensibilité à la fois artistique et méthodologique pour exercer correctement le métier de modélisateur.

Les panneaux de signalisation, par exemple, utilisent souvent des symboles intuitifs évoquant la prudence: un adulte et son enfant pour indiquer un itinéraire piéton, un train, un tramway à venir.

 

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Les systèmes modernes d’exploitation informatiques utilisent également des métaphores, avec des objets familiers, pour soutenir des tâches de contrôle complexes. En ce sens, le nouveau standard de notation BPMN 2.05 a très largement intégré cette nécessité. Les symboles agrémentant les activités décrites spécifient alors le canal de réalisation de l’activité (agent, courrier, système). 

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À la suite de M. Massironi6 , discutant de l’apport graphique, il faut noter que « les dessins utiles ne sont pas exhaustifs, mais sélectifs. » On touche ici à l’art du modélisateur, c’est-à-dire à sa capacité à faire coïncider la représentation graphique et l’imaginaire de son public. La pertinence de la modélisation repose donc sur une combinaison de composantes : langage, méthode, métamodèle et convention graphique (Cf Fig.2). Pour chacune de ces dimensions il existe en effet une infinité de déclinaisons.
Choisir de modéliser en UML est certainement adapté au développement logiciel ne serait pas pertinent pour la modélisation de processus métier, dans une optique de capitalisation du savoir puisque l’orientation de ce langage, reposant sur un objectif de représentation des interdépendances logiques entre les composantes d’un système, ne valorise pas graphiquement la dimension des processus dans une optique organisationnelle. De la même manière, choisir la méthode TOGAF peut être pertinent dans le domaine industriel, puisqu’il s’agit de « faire travailler en parallèle les équipes de conception et de fabrication en vue d’accélérer les processus de mise sur le marché des produits« 
7, mais cette manière d’opérer peut s’avérer cependant infructueuse dans le secteur public par exemple, où le moteur des évolutions applicatives est activé par la compréhension des évolutions réglementaires, et où, dès lors, les travaux de la maitrise d’ouvrage et de la maîtrise d’œuvre ne peuvent être facilement parallélisés. Quant au méta modèle, il consiste à sélectionner la liste des objets les plus pertinents en fonction des objectifs du projet.

On peut ainsi penser qu’une société cherchant à connaitre la pertinence d’achat d’une solution vis-à-vis de ses besoins métiers peut entreprendre un travail de cartographie de ses processus en sélectionnant le métamodèle suivant :

Metamodèle standard

Compte tenu des objectifs d’un tel projet ce qui compte c’est de spécifier les fonctionnalités attendues du système, qu’on spécifiera chaque fois qu’on le peut avec les règles métiers correspondantes. De cette manière, les documents restituant le contenu du référentiel pourront présenter à l’éditeur les fonctionnalités obligatoires, personnalisables et/ou optionnelles. Il est alors possible d’objectiver l’appréciation d’une solution vis-à-vis des besoins métiers, et de répondre à l’impératif de lisibilité technique du modèle pour le développeur.
Mais pourra-t-on présenter les mêmes modèles à la Direction ? Certainement pas. Le modèle doit être vu sous un autre angle, car l’imaginaire cognitif de ces deux acteurs diffère largement. Quand le premier cherche à répondre à la question « Comment sont structurés les objets manipulés par le métier? », le second cherche à vérifier que les options stratégiques dont il est l’initiateur ont été correctement.

Ainsi un modèle de base doit être spécifié graphiquement en fonction du destinataire du modèle, mais également en fonction de la culture d’entreprise dans laquelle il s’insère, c’est à dire en développant les métaphores de l’imaginaire métier dans la représentation graphique des objets de modélisation.

Contrairement à certaines formes d’art abstrait, le modèle de diagramme est destiné à fournir un niveau maximum de clarté afin que le modélisateur puisse communiquer précisément sa compréhension au public visé.
Plus vous porterez d’attention aux préoccupations telles que la ligne et le contour, l’échelle et la proportion, l’équilibre, la couleur et la composition globale des éléments d’un diagramme, plus votre public-cible conservera les informations du modèle. Cela relève de la reconnaissance cognitive, et l’art de modéliser repose sur la capacité à faciliter celle de son client.

Ni les frameworks internationaux, ni les pratiques d’entreprise ne répondent correctement et uniformément à ce besoin. Et cette lacune est certainement le facteur de bien des malentendus entre acteurs, autant que de ralentissement significatif de certains projets, pour cause d’insatisfaction client.

À mon sens, cet aspect plasticien du métier reste sous-développé. Il ouvre néanmoins un vaste champ de recherche, exploité par seulement quelques précurseurs comme Nomia , ciblant la représentation en 3D des cartographies de l’entreprise. Ce dernier, au travers de la suite Onmap, leur solution de représentation animée des processus élargit le champ de la modélisation à de nouveaux acteurs.
Ce type d’initiative pourrait de fait permettre d’étendre le spectre des destinataires potentiels de la modélisation des processus : utilisateurs finaux qui voient leur processus de travail remis en cause par l’introduction d’un nouvel ERP où le rôle de la modélisation servira un objectif de conduite du changement, manager ou directeur cherchant à communiquer autour des choix d’organisation effectués, fournisseur ou client qui pourront ainsi mieux comprendre les contraintes et les forces de la structure qu’ils adressent.

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 1 – La systémique est un champ interdisciplinaire relatif à l’étude d’objets complexes réfractaires aux approches de compréhension classique.Le caractère complexe des objets est lié à la définition même d’un système comme « un ensemble d’éléments en interaction dynamique, organisé en fonction d’un but » selon Joël de Rosnay (Le Macroscope, de Rosnay Joël (1975), Seuil, Paris.)
2 – E. Tufte, Envisionning information, Graphics Pr, 1990.
3 – Construit par réitération successive.
4 – Qualifie une opération qui ne concerne que les données qui ont été modifiées depuis la dernière évolution.
5 – Voir sur le sujet l’article de Cédric Ademain sur BPMS.info : « BPMN 2.0 : quelle utilité pour le Business Analyste ?  »
6 – M. Massironi, The Psychology of Graphic Images, Laurent Associates Elbaum, 2002.
7 – Eric Boulay, PDG d’Arismore et représentant de l’Architecture Forum France

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Auteur : Jean-Baptiste Guillaume – Consultant chez BPMS

L’art de la modélisation des processus