L’apport de la modélisation dans l’étude d’opportunité d’un projet GED

Bérengère CottaLors d’un projet de mise en place d’un outil de GED il est important de ne pas aborder la question sous le seul angle technique (l’outil), mais également par rapport aux métiers de l’entreprise et aux bénéfices que pourront tirer les utilisateurs d’une gestion plus rationnelle du fond documentaire.

La mise en place d’un outil de GED doit passer par une étude préalable d’opportunité. En effet, il n’est pas toujours nécessaire d’intégrer l’ensemble du fond documentaire d’une entreprise dans l’outil. Il faut donc bien identifier les besoins stratégiques et opérationnels exprimés par les différents métiers d’une entreprise, puis les analyser afin de fournir un diagnostic d’opportunité et des recommandations pour la mise en œuvre du projet et le choix d’une solution adaptée.

La modélisation est au cœur de la phase d’étude d’opportunité d’un projet GED dans la mesure où elle structure l’information recueillie, et fournit le support de base pour le traitement et l’analyse de ces informations et leur transposition en besoins fonctionnels.

I. Le recueil du besoin

Dans la phase de recueil du besoin, les techniques de modélisation apportent une plus-value en termes de structuration des informations recueillies lors des entretiens avec les utilisateurs.

Les questions suivantes peuvent être posées lors des entretiens afin d’identifier la maturité de l’organisme dans la gestion de son fond documentaire :
– Quels sont les documents que vous utilisez, sous quels formats, en quelle quantité ?
– S’agit-il de documents internes au service, partagés avec d’autres services, partagés avec des entités extérieures ?

Ces entretiens ont vocation à identifier des lacunes et des besoins qui pourront être améliorés et comblés par l’utilisation d’un outil de GED. Celui-ci permettra la centralisation et le cheminement des documents de manière fluide entre les différents utilisateurs.

II. La modélisation comme phase de transition

La modélisation dans un outil de BPA permet une formalisation rapide des informations de masse recueillies lors des entretiens et permet également une harmonisation des informations transmises par les différents utilisateurs. Elle consistera dans ce cas à identifier de façon précise l’ensemble des documents transitant dans l’entreprise et de rattacher à chacun d’entre eux les éléments d’informations et de volumétrie nécessaires à l’identification des flux documentaires et à leur analyse.
Il est important de renseigner ces éléments le plus précisément possible afin que l’analyse qui en est issue soit réaliste et complète.

La modélisation permettra également d’identifier et de hiérarchiser les besoins recueillis de manière à faciliter l’identification du périmètre (documents qu’il est intéressant d’intégrer dans une GED en fonction de leur utilisation) et des fonctionnalités attendues de la solution.

III. L’analyse du besoin

L’apport de la modélisation dans l’étude d’opportunité d’un projet GED

C’est lors de la phase d’analyse que le consultant sera capable de dresser un diagnostic du besoin et des exigences métiers à satisfaire et d’identifier l’opportunité ou non de lancer un tel projet.

A ] Analyse du fonds documentaire

La modélisation permet de formaliser un inventaire des documents traités par l’entreprise et d’y rattacher des attributs de volumétrie (nombre de pages du document, nombre de documents traités par an…), de format (électronique/papier, impression : couleur/noir et blanc, recto/recto verso, A3/A4, format d’archivage : PDF…).

Une fois ces informations renseignées dans l’outil, il sera possible d’en faire des extractions rapides qui permettront de calculer par exemple le nombre de documents, de pages à traiter sur une période donnée. Cela permettra d’établir un diagnostic volumétrique du fonds documentaire (inventaires, typologies, taux de consultation, archivage physique ou numérique…), et de fournir des préconisations d’organisation (plans d’archivage, besoin de conservation, gestion du cycle de vie des documents, indexation, de besoin de dématérialisation …).

B ] Analyse du flux documentaire

L’inventaire et la typologie des documents identifiés et modélisés dans l’outil BPA doivent ensuite être traités en termes de flux documentaires. Ainsi, l’outil de BPA permet de formaliser le trajet d’un document au sein d’une organisation et l’utilisation du document par les différents acteurs (internes/externes, entrant/sortant, auteur/utilisateurs/fournisseurs du document…).
Il convient à ce niveau de distinguer la notion de flux documentaire qui met en évidence les documents et leur support de celle de processus, dont le déclencheur et le résultat de chaque étape doivent au contraire s’affranchir du format et des supports d’information.

L’identification du cheminement d’un document a toute son importance dans l’analyse du besoin GED. En effet, elle va permettre de fournir des informations organisationnelles concernant:
– Le nombre d’utilisateurs pour un type de document (partage d’un document)
– La gestion des habilitations d’accès à un document
– La gestion de la sécurisation d’un document ou des données d’un document
– La gestion des versions
– …

IV. La traduction des besoins opérationnels en besoins fonctionnels

L’apport de la modélisation dans l’étude d’opportunité d’un projet GED

A ] Identification des fonctionnalités

L’analyse du besoin opérationnel permettra dans un second temps d’identifier les spécifications fonctionnelles auxquelles devra répondre la solution cible pour satisfaire aux attentes du client et aux objectifs du projet.
La modélisation permet de garantir la cohérence de la solution envisagée dans le cahier des charges avec les besoins métiers et les exigences des parties prenantes recueillies.

Dans le cadre d’un projet GED, c’est principalement l’étude volumétrique des informations modélisées qui permettra de qualifier les besoins fonctionnels de l’outil de GED (gestion des métadonnées, format d’archivage, besoin de stockage, de reconnaissance automatique (LAD RAD…), interfaces d’application métiers, intégration dans le SI…).

Si les processus ont été également modélisés, un lien entre attentes fonctionnelles et activités du processus permettra d’assurer la traçabilité entre besoins métier et besoins solution, comme l’exigent les bonnes pratiques d’analyse métier.

B ] Opportunité d’implémentation d’un outil de GED

L’opportunité de mise en place d’un outil de GED dépend de l’analyse du fond documentaire de l’entreprise et de son utilisation existante par rapport aux besoins identifiés.
On peut conclure qu’il y a une opportunité à lancer un projet GED si de nombreux besoins sont identifiés et qu’ils ne sont pas gérés par d’autres techniques dans l’organisation et si le traitement de ses besoins peut apporter une évolution significative vers l’atteinte des objectifs de l’entreprise à un coût raisonnable.

Outre l’identification d’une opportunité, il faudra la mettre en relation avec la capacité de l’entreprise en termes de budget et de réceptivité au changement. En effet, le lancement d’un tel projet entraîne fréquemment de nombreuses réticences et doit s’accompagner d’une véritable volonté d’amélioration des dirigeants accompagnée d’une aide à la gestion du changement.

Au final, le recours à un outil de modélisation dans le cadre d’une telle étude d’opportunité oblige l’analyste métier à une rigueur accrue dans le recueil des besoins et la formalisation des circuits d’information ; cette charge de travail supplémentaire trouvera néanmoins sa justification dans un ciblage plus précis de la solution cible.

Auteur : Bérengère Cotta – Consultante chez BPMS

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