GED – 7 conseils pour mettre en place et maintenir un plan de classement

SollanLe déploiement d’une GED dans une entreprise nécessite la mise en place préalable de certaines règles pour organiser les contenus et faciliter le travail des collaborateurs.
Dans cet article, nous proposons 7 conseils pour mettre en place et maintenir un plan de classement au sein d’une GED. Ces conseils mobilisent les capacités généralement offertes par les GED récentes : Plan de classement multiple, indexation par catégories, espaces virtuels, ou moteur de recherche.

I – Multiplicité des points de vue et usages

– La solution est rarement un « unique » plan de classement. Chaque service, département ou groupe d’utilisateurs a généralement des besoins spécifiques et souhaiterait classer l’information en fonction de ces besoins

– Il est donc important d’étudier ces usages et ces besoins pour différencier les points communs à toute l’entreprise des aspects spécifiques à un groupe d’utilisateurs

– Les points communs permettront d’arrêter une organisation commune facilement partageable et les points spécifiques permettront une meilleure adéquation du plan de classement aux besoins « locaux« .

– Une erreur consisterait à proposer un unique plan de classement inadéquat pour chaque spécifique métier et donc le risque que l’outil ne soit pas accepté par les utilisateurs qui reviendraient naturellement à leurs disques réseaux partagés, toujours plus « adéquats« .

– Certaines GED proposent la définition de plans de classement « virtuels » constituant des « logiques d’accès » adaptées à un usage donné. Ces mécanismes peuvent faciliter la mise en place du plan de classement.

II – Des règles et des libertés

Des règles et des libertés– Il est toujours nécessaire d’établir certaines règles de nommage transversales à l’entreprise
– Ainsi, s’entendre sur le format des dates (JJMMAAAA, AAMM…) utilisés pour nommer certains dossiers
– Convenir de règles de nommage pour les fichiers (ex : préfixe lié à la localisation dans le plan de classement) permet de facilement repositionner ces fichiers lors de mises à jour. Un fichier a en effet une vie dans et hors de la GED, le nom du fichier est l’un des moyens d’assurer la continuité entre ces deux contextes

– Appliquer ces règles restent généralement délicat, et quelque soit la rigueur appliquée par les collaborateurs, ces « consignes » sont rarement tenues dans la durée

– Il s’agit donc de profiter des automatismes proposés par les GED pour automatiser ces comportements (nommage automatique des fichiers en fonction du contexte de création, compléter automatiquement la fiche d’indexation associée…)

– L’utilisateur ne doit si possible ne pas se soucier des mécanismes liés à la gestion documentaire

III – Ouverture de l’information

– Une problématique importante de la gestion de l’information dans l’entreprise est liée au risque de « cloisonnement » de l’information

– En effet, une information est produite à un instant donné dans un contexte donné. Elle se retrouvera donc « classée » en fonction de ce contexte. Les organisations évoluant nécessairement (un projet s’interrompt, reprend, les organigrammes sont révisés, l’organisation des services/départements évolue…), le plan de classement peu très vite devenir inapproprié par rapport à la réalité de l’organisation. Le résultat est que certains documents deviennent inaccessibles à certains utilisateurs

– Dans ce cadre, en plus des conseils déjà énoncés (évolutivité, multiplicité des points de vue), il est pertinent de profiter des nouvelles capacités des GED, à savoir :
– Plan de classement virtuel : un dossier pourra être accessible dans le contexte de plusieurs plan de classement (lien vers le dossier)
– Des « liens » pourront être ajoutés dans les anciennes ou nouvelles organisation afin de consolider l’information déjà capitalisée

IV- Hiérarchie et organisation matricielle

Hiérarchie et organisation matricielle– Plan de classement rime généralement avec « organisation hiérarchisée« , similaire à l’organisation arborescente des répertoires sur un disque dur

– Cette approche a le bénéfice de ressembler à l’organisation d’un disque dur : une unique arborescence qui propose aux utilisateurs une logique de lecture pour positionner ou retrouver une information. Dans ce cadre, les utilisateurs habitués à l’organisation en place sur les disques locaux ou partagés retrouvent facilement leurs marques. Cette approche permet également d’établir une compréhension commune et partageable de l’organisation de la GED : les collaborateurs peuvent facilement appréhender la structure et la partager

– Par contre, cette approche est très vite limitée dans l’usage. En effet, un fichier mérite souvent de se retrouver à plusieurs endroits du plan de classement en fonction du point de vue de l’utilisateur. Dans ce cadre, il est donc préférable d’utiliser les capacités d’indexation proposées par les GED (ce que nous appelons organisation matricielle)

– Ainsi, en concevant une fiche d’indexation permettant de décrire un type de document, il sera possible de définir des champs d’indexation avec des valeurs provenant de liste d’autorités (choix de valeurs établies). Par le biais du moteur de recherche, il sera possible de retrouver tous les documents répondant à un critère donné

– Cette seconde approche, puissante car peu limitée dans le nombre de champs et de valeurs d’indexation n’a par contre pas l’avantage de « donner à voir » une structure préétablie telle l’arborescence du plan de classement. Il s’agit donc de trouver un juste milieu entre ces deux modes d’organisation

V – Evolutivité

– Il est important de concevoir un plan de classement en ayant à l’esprit que ce dernier évoluera nécessairement. En effet, l’organisation interne d’une entreprise et de ces processus évoluent en permanence, il est donc naturel de pouvoir faire évoluer le plan de classement et outils d’indexation utilisés pour la gestion documentaire

– Dans ce contexte, il est préférable de ne pas inscrire « en dur » les informations susceptibles d’évoluer à court et moyen terme
– Ainsi, on préférera utiliser des catégories ou clés d’indexation transversales et redéfinissables pour les notions qui évoluent plutôt que d’utiliser un plan de classement hiérarchique, nécessairement plus « rigide« ,
– De même, on privilégiera l’emploi de termes « génériques » aux termes « spécifiques » pour les dossiers du plan de classement (par exemple, pour des noms de produits, des noms de services, processus, projets ou de départements de l’entreprise…)

VI – Restructurer et faire le ménage

Restructurer et faire le ménage– Il est important de planifier des opérations régulières visant à « nettoyer » et revoir le plan de classement

– Il ne s’agit surtout pas de « tout casser » mais de réactualiser les logiques de classement et d’indexation :
– Créer de nouvelles branches de classement ou fusionner certaines branches
– Ajouter des liens entre branches
– Revoir les valeurs des listes d’autorités (certains produits, services… peuvent avoir disparus de l’organisation…)

– Cette opération doit être prévue à deux niveaux :
– Global : impactant le plan de classement et les règles d’indexation communes à toute l’entreprise
– Local : chaque service / département responsable de ses espaces spécifiques doit appliquer une démarche similaire afin d’assurer l’adéquation de l’organisation avec les utilisateurs locaux mais également pour assurer la meilleure « lisibilité » aux collaborateurs des autres services/départements

II – Un ami : le moteur de recherche

– Enfin, il n’est pas concevable d’aborder la problématique du plan de classement sans aborder la notion de moteur de recherche

– Comme déjà abordé, le moteur de recherche doit être considéré à deux niveaux :
– Exploitation des champs indexés et utilisant les catégories d’indexation transversales à l’entreprise
– Exploitation des capacités de recherche « plein texte » constituant une réponse adéquate à de nombreuses situations de recherche de documents

Auteur : Thomas Dechilly – Directeur Technique et Exécutif chez Sollan, cabinet spécialiste de la GED

GED – 7 conseils pour mettre en place et maintenir un plan de classement