Entretien de Nomia avec Eurofactor sur leur projet d’urbanisation

EurofactorEntretien avec Isabelle Sinou, Responsable du Département Normes, Standards, Architecture et sécurité de la DSI du Groupe Eurofactor.

Qu’est-ce qui a motivé votre décision de vous engager dans une démarche d’urbanisation et dans quel contexte de marché s’inscrit-elle?
– En 2005, Eurofactor et Transfact, les deux filiales d’affacturage de Crédit Agricole SA ont fusionné. Ce rapprochement s’inscrivait et s’inscrit encore aujourd’hui dans une dynamique de marché porté entre autre par l’essor de l’externalisation de la gestion du poste clients et par le développement de l’affacturage à l’international. Dans ce paysage concurrentiel, nous voulons nous donner les meilleurs atouts pour améliorer notre réactivité (réduire le time to market) et renforcer notre capacité d’innover. Convaincue, dans cette optique, de l’apport de l’urbanisme, la Direction Générale a souhaité doter Eurofactor d’un cadre de référence en matière d’urbanisme de ses systèmes d’information.

Pour aligner les systèmes d’information sur la stratégie d’Eurofactor, cela suppose d’en avoir une meilleure maîtrise. Quels sont les principaux attendus de cette démarche?
– En regard de la stratégie décidée par le Groupe, il nous fallait refondre le système d’information des Filiales Européennes et le système d’information International France en respectant trois impératifs : remplacer le système cœur de métier par un progiciel ; offrir des états stables des systèmes d’information à chaque étape entre le SI existant et le SI cible, et enfin nous donner les moyens d’évoluer au-delà du seul métier d’affacturage. Pour y parvenir, nous avions besoin d’avoir une visibilité sur le contenu du patrimoine. Ce dont nous disposions déjà en partie puisque nous avions lancé un vaste chantier de cartographie de nos processus dès 2002. Il nous fallait également disposer d’une visibilité sur la cible à moyen terme et sur les trajectoires à bâtir pour aller vers la cible, conformément à notre stratégie.

Il fallait pouvoir mesurer l’effort nécessaire pour intégrer progressivement les briques de la cible, mesurer l’état de chaque système à rénover et la qualité globale du système d’information. Il est apparu enfin indispensable de communiquer à la fois sur la nécessité de définir ce cadre de référence et sur les gains attendus. La nécessité de formaliser une démarche d’urbanisation du système d’information Eurofactor s’imposait donc.

Vous avez choisi de vous faire accompagner du cabinet Nomia. En quoi a consisté la démarche proposée et que vous a-t-elle apporté?
– Le chantier d’urbanisation a démarré début 2006. Nomia nous a proposé sa démarche « iPrisme Cartographie/Urbanisme », articulée en cinq grandes étapes. Nous avons commencé par définir les fondamentaux de notre cadre d’urbanisme : l’organisation de la cellule d’urbanisme, la charte d’urbanisme Eurofactor, la définition de nos standards d’architecture et des indices d’urbanisation. Cette étape préalable s’est révélée fondamentale pour expliquer les enjeux et les principes de l’urbanisation et converger sur un vocabulaire commun. Cela a permis à chacun de disposer du même niveau d’information et d’appréhender, au mieux, le projet d’Urbanisation de notre système d’information. Dans une seconde étape, la cellule d’urbanisme s’est attachée à définir des modèles de référence métier au regard de la nouvelle stratégie. Ces modèles doivent aider les chefs de projet à délimiter la couverture fonctionnelle et informationnelle de leurs projets en leur évitant le syndrome de la feuille blanche.

Aujourd’hui cela nous fait gagner un temps précieux. Ces supports, une fois mis au point, nous avons pu actualiser notre démarche projet, en intégrant aux étapes appropriées, les actions relevant des principes d’urbanisation. Cette phase a notamment permis de décrire les rôles entre les différents intervenants du S.I. et d’être très clair sur le qui fait quoi. Nous étions alors suffisamment avancés dans la démarche pour commencer le volet de sensibilisation des maîtrises d’ouvrage, de la DSI et de l’Organisation. Nous nous sommes appuyés sur les fondamentaux définis dans la charte d’urbanisme. Et pour finir, nous avons accompagné de façon très opérationnelle les projets et notamment notre projet phare Netsys, le remplacement du système cœur de métier par un progiciel.

En termes d’organisation, avez-vous défini des instances particulières et quel est leur rôle?
– Pour mettre en pratique notre démarche d’urbanisme, trois instances clés travaillent en étroite collaboration. Une cellule centralisée gère notre référentiel de cartographie et d’urbanisation [ndlr : Mega]. C’est elle qui fournit aux équipes projets les modèles de référence dont elles ont besoin : règles de gestion, architecture fonctionnelle cible, modèle générique de données, etc. Ces équipes réalisent leurs spécifications en tenant compte des standards d’architecture désormais applicables et peuvent, le cas échéant, se faire aider par les membres du comité d’architecture (architectes métier, fonctionnel, applicatif ou technique).

Une fois les dossiers d’architecture terminés, ils sont soumis au comité d’architecture qui valide leur conformité au regard des règles et des trajectoires définies pour la cible. Les composants administrables sont ensuite remontés à la cellule centralisée. Pour aider chacun des acteurs, nous avons mis à disposition des accès à ces cartes de référence, via l’intranet. Ils disposent par exemple de vues générales sur l’architecture fonctionnelle, les données, le dictionnaire de données, de vues détaillées sur l’ensemble des composants référencés dans le référentiel. Ils peuvent également accéder à l’ensemble de la documentation liée au SI.

L’urbanisation doit vous permettre de passer de l’existant vers la cible en définissant des trajectoires. Comme ce processus a-t-il été concrètement mis en œuvre?
– Pour y parvenir, nous avons d’abord bâti une architecture fonctionnelle cible en nous appuyant sur une double source d’identification des fonctions : les nouvelles fonctions issues de la mise en œuvre des processus conformément à la stratégie et les fonctions implémentées dans les applications de notre patrimoine. Tout ceci a été rangé dans un plan de classement des fonctions. Ce plan nous a permis, d’une part, de mesurer la couverture fonctionnelle des progiciels candidats au remplacement du système cœur de métier et d’autre part, de construire l’architecture applicative. Dès lors, la définition des trajectoires dépend des critères « business » et des ressources requises.

Cette démarche d’urbanisation a bénéficié du soutien de la Direction Générale. La question du retour sur investissement devait être centrale. Des gains ont-ils déjà été mesurés?
– Le soutien de la Direction Générale a été une des clés du succès de la démarche. Elle a su effectivement y déceler un fort potentiel de retour sur investissement. Des gains tant quantitatifs que qualitatifs ont déjà pu être mesurés et d’autres sont encore attendus. Pour commencer, la démarche d’urbanisation nous confère une meilleure maîtrise de la complexité. Par la cartographie, il est possible de voir immédiatement ce qui se passe dans le système d’information et de mieux appréhender tout projet de refonte. Il est plus facile d’identifier les systèmes à revoir, les interactions entre systèmes, les composants réutilisables. La démarche permet également de mieux appréhender les risques et de définir clairement les rôles et responsabilités des différents acteurs. Grâce aux cartographies, la prise en main du système d’information par les nouveaux arrivants ou les prestataires extérieurs a été réduite de moitié. Par la fourniture de modèles de références, le temps consacré aux spécifications a été réduit de 30 %. Enfin, sur l’un des projets en cours, dans le cadre d’un développement web, la réutilisabilité des composants a permis de gagner 10 jours/hommes par fonction réutilisable.

Et sur le long terme?
– Au-delà des bénéfices déjà mesurés, le Groupe vise d’autres gains importants comme la réduction des coûts d’intégration ou des coûts liés aux interfaces ( mise en place de l’EAI), aux incohérences de développement, en facilitant par exemple la réutilisabilité des composants et en mettant à disposition des services d’accès aux données de référentiels En supprimant les risques de redondances, les coûts annuels d’exploitation devront être significativement réduits. Enfin, nous devrions pouvoir réaliser des économies sur la gestion des données, des applications et des infrastructures systèmes.

En guise de conclusion, quels vont être les grands apports de la démarche d’urbanisation pour le Groupe?
– En se dotant d’outils de pilotage performants et en améliorant sa gestion du risque, Eurofactor se dirige vers une gouvernance plus fine de son système d’information. Grâce à un S.I. désimbriqué, cohérent et plus réactif, le Groupe sera capable d’intégrer de nouvelles fonctions plus rapidement (de nouvelles offres par exemple) et sera aussi en mesure d’interagir plus rapidement avec d’autres systèmes, facilitant ainsi la mise en œuvre de nouveaux partenariats. Notre démarche d’urbanisme est naturellement appelée à évoluer et à s’enrichir au fur et à mesure des retours des projets.

Auteur : Nomia

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