ED / DIA optimise ses processus et procédures avec Casewise

CasewisePour répondre au fort développement de l’enseigne et assister les grands projets de transformation en cours, Ed doit mettre en place des solutions pérennes de gouvernance de ses processus métiers, et notamment un dispositif centralisé de gestion de ses procédures opérationnelles.

En externe, la concurrence et le contexte économique général pousse Ed à une optimisation continue de son modèle économique et de son concept commercial.

Défi
Depuis plusieurs années, la gestion des procédures s’appuyait sur des logiciels bureautiques de type Word ou Power Point, le volume des informations à disposition des magasins était colossal, souvent obsolète, hétérogène et par conséquent peu utilisé.

En 2007, le groupe a créé un service « Organisation et Méthodes », hébergé par la Direction Supply Chain ; le périmètre fonctionnel du service couvre notamment la définition des procédures pour 80% de l’activité opérationnelle (projets Ventes, Approvisionnements, Logistique, Transport…). Après un premier projet d’optimisation et de mise sous contrôle des procédures magasin, Ed entame un projet d’optimisation des processus de la Supply Chain.

Les objectifs principaux de ces deux premiers projets sont les suivants :
– la refonte des procédures des magasins
– la cartographie des processus de l’entreprise, et de la Supply Chain en particulier
– la mise en place d’outils pour la médiatisation des procédures

Solution
Afin de mener à bien son projet et répondre aux objectifs fixés, Ed a souhaité s’orienter vers un outil de modélisation pour stocker les informations de références sur les procédures métiers et leurs règles de gestion. Pour ce faire, le groupe a effectué un benchmark de 3 outils de modélisation présents sur le marché. Le choix de la Direction de la Supply Chain, s’est porté sur la solution Corporate Modeler Suite de Casewise. Le point fort de la solution étant sa facilité de prise en main et sa souplesse. La réactivité de l’équipe commerciale et l’assistance de Casewise ont également été des éléments importants dans la prise de décision.

La modélisation des processus et des procédures devait répondre à des problématiques concrètes : Qui fait quoi ? Quelles sont les règles à appliquer ? A contrôler ?… Le paramétrage du modèle devait donc être simple et non dogmatique afin d’appliquer les bonnes pratiques.

Résultats
Grâce à l’outil de modélisation Corporate Modeler Suite, les résultats sont les suivants :
– Restructuration des processus de la Supply Chain, les informations sont structurées et précises, ce qui apporte des arguments forts à certaines décisions difficiles.
– Pérennisation de la démarche de gestion, avec la constitution d’un référentiel évolutif, stable dans le fond comme dans la forme. La cohérence des règles et des modes de représentation est un facteur clé dans l’adhésion des managers et des opérationnels.
– Assistance de certains projets stratégiques (mise en place d’un SIRH, etc.)
– Mise en place d’une démarche conjointe avec le contrôle interne pour auditer certains processus clés (ex. sur les flux de retours de marchandises).

Grâce au Référentiel Central, la documentation des processus est partagée sur le Web et sur documents Word via un portail web interne développé autour de Corporate Publisher. Certaines documentations ont été personnalisées afin de répondre au mieux aux besoins des opérationnels. Ces personnalisations apportent une valeur ajoutée au Référentiel par la création de documents ou de sites web précis et adaptés ou encore en utilisant des moteurs de cohérence pour contrôler et garantir l’uniformité et la qualité du Référentiel.

Suite à ces résultats, Ed dispose de fondations stables pour piloter ses processus et mesurer leurs performances :
– Assistance opérationnelle : diffusion dans tous les établissements de l’entreprise de procédures cohérentes entre elles
– Contrôle interne : utilisation des cartographies métier pour définir et faire évoluer les grilles d’audit des différentes structures
– Audit de processus : mesurer l’efficacité des processus existants et identifier précisément les points d’amélioration.

ED / DIA optimise ses processus et procédures avec Casewise