Cinq étapes pour vous aider à choisir la suite BPM qui convient le mieux à vos besoins

Logo Metastorm 2010.jpgLes suites BPM permettent à votre entreprise de générer d’énormes profits et d’obtenir des rendements rapides sur le capital investi, mais à condition que vous choisissiez le bon produit…

Pourquoi choisir une solution de BPM et qu’est-ce qu’une suite BPM ? 

L’importance accordée à la gestion des processus métiers (BPM), une discipline concernant l’organisation des entreprises, a connu une évolution rapide. Il est donc normal que les instances dirigeantes lui accordent un rôle de premier plan. En effet, les processus sont le fondement même d’une entreprise et les processus métiers déterminent tous les objectifs clés de rendement d’une organisation, notamment ceux concernant le service à la clientèle, les résultats financiers, la conformité, la productivité et les avantages concurrentiels. Le succès ou la réussite d’une société dépend au bout du compte de l’exécution de ces processus. 

Outre cette importance accrue accordée aux facteurs que sont la gestion et l’amélioration des processus, la technologie a connu une évolution qui permet désormais d’automatiser, d’intégrer de surveiller et d’adapter les processus. D’après les prévisions de divers analystes, le taux de croissance du marché et des services de logiciel BPM est de l’ordre de 15 à 30 % par an. Cette croissance est due en grande partie à l’évolution de la technologie, mais aussi aux nombreuses études de cas d’utilisateurs finaux qui ont confirmé son bon fonctionnement. Il a été prouvé que le logiciel BPM offre non seulement une plus grande marge de manoeuvre mais également une meilleure efficacité et un contrôle plus précis des processus essentiels. Il en résulte ainsi des rendements considérables sur le capital investi et un avantage concurrentiel pour les premiers utilisateurs de la technologie. 

Pour ceux qui envisagent d’adopter une technologie BPM, nous avons de bonnes nouvelles mais aussi de mauvaises nouvelles. La mauvaise, c’est que vous avez un temps de retard sur les premiers utilisateurs. La bonne, c’est que vous pouvez profiter des enseignements tirés et des nouveaux développements du logiciel BPM. Outre les processus d’automatisation de base, vous pouvez désormais bénéficier de processus plus rapides et d’une plus grande marge de manoeuvre. 

Le logiciel BPM, qui était à l’origine un programme de gestion des flux, s’est développé au cours des cinq dernières années pour devenir un logiciel « plus global » doté de caractéristiques telles que la conception graphique, l’automatisation et le suivi des processus mais aussi des fonctions de reporting pour les processus axés sur l’humain. C’est précisément ce logiciel BPM global qui a permis aux entreprises des quatre coins de la planète de réaliser de bons résultats et aussi d’accroître l’intérêt envers la suite BPM. Cependant, pendant cette période de transition, les fournisseurs de solutions d’intégration d’applications d’entreprise ont continué de répondre aux besoins en intégration complexe et en automatisation des processus des systèmes. De même, les fournisseurs de solutions d’informatique décisionnelle (ID) ont continué de répondre aux besoins en gestion du rendement des entreprises et les fournisseurs de solutions d’analyse des processus métiers (BPA) aux besoins des sociétés en systèmes de modélisation et de simulation des processus plus avancés. Même si tous ces facteurs sont essentiels à la réussite d’une entreprise, la segmentation du marché de la technologie représente un défi à la fois pour les acheteurs et pour les entreprises informatiques qui veulent acquérir plusieurs applications pour ensuite les assembler, ce qui engendre des problèmes de coût, de temps et d’entretien. Ces enjeux ont incité les principaux fournisseurs de solutions BPM globales à élargir leurs offres pour intégrer ces facteurs. C’est ainsi que la « suite BPM » a vu le jour. 

Une véritable suite BPM permet de gérer tout le cycle de vie des processus axés sur les besoins humains et sur les systèmes en les intégrant dans une unique solution provenant d’un seul fournisseur. La modélisation, l’intégration, l’automatisation, la gestion, le suivi, l’analyse, la simulation et l’amélioration sont les différentes étapes d’un cycle de vie complet d’un processus. L’objectif visé est non seulement d’offrir toute la souplesse nécessaire pour répéter continuellement ce cycle mais aussi d’adapter les besoins de l’entreprise en temps quasi réel. En portant votre choix sur une suite BPM et non sur un groupe d’applications variées, vous réduirez de façon considérable vos coûts, vous gagnerez du temps et vous bénéficierez d’une plus grande souplesse dans la gestion et l’amélioration de vos multiples processus.

Pratiques exemplaires et étapes pour vous orienter dans le choix d’une suite BPM 

Pour profiter pleinement de la toute dernière technologie éprouvée de la Suite BPM, vous devez connaître dans un premier temps les options qui vous sont offertes et vous assurer ensuite de choisir la solution qui convient le mieux à votre organisation. Le présent document vous guide dans votre choix d’une Suite BPM. La méthode présentée vous permettra de ne pas vous attarder sur les nombreuses annonces publicitaires, d’effectuer une évaluation rapide et d’être plus confiant dans la solution que vous avez choisie. Même si la rapidité du processus décisionnel n’est pas le seul facteur, il est important de ne pas consacrer trop de temps au processus de sélection au risque de ne pas profiter rapidementdes avantages du BPM comme le font très certainement vos confrères. 

Voici cinq pratiques exemplaires pour vous aider à choisir la suite BPM qui convient le mieux aux besoins de votre société :

1. Déterminez vos besoins en gestion des processus.
2. Comprenez les différences entre les caractéristiques « essentielles » et les fonctions plus avancées de la solution BPM.
3. En fonction des données recueillies aux étapes 1 et 2, établissez la liste de vos besoins et évaluez vos priorités.
4. Établissez une petite liste de fournisseurs.
5. Examinez les offres des fournisseurs et validez les concepts. 

Vous trouverez ci-dessous une description plus exhaustive de ces cinq étapes. Suivez-les pour améliorer vos principaux processus métiers et tirer profit des avantages offerts par la Suite BPM adaptée à vos besoins.

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Étape 1 : Déterminer vos besoins en gestion des processus

Déterminez vos besoins en gestion des processus. Voici quelques questions auxquelles vous devez répondre au cours de cette étape : 

• Quels sont les processus les plus importants pour vous ?
• Combien d’entre eux sont axés sur les besoins humains et combien sur les systèmes ?
• Quels sont vos besoins en évolutivité en ce qui concerne le nombre de processus, de sites et le déploiement géographique ?
• Quel est le niveau de complexité de votre infrastructure informatique ? Avec quelles plates-formes vos applications doivent-elles être interopérables pour assurer votre réussite ? Avez-vous prévu de mettre en oeuvre une architecture orientée services dans votre stratégie générale ?
• Quels sont vos besoins en processus pour le court et le long termes ? 

Assurez-vous d’associer le personnel des opérations de l’entreprise et celui du service informatique à la définition de vos besoins ainsi qu’au processus d’évaluation et de sélection de la Suite BPM. Les utilisateurs fonctionnels tout comme les responsables informatiques jouent un rôle clé dans la réussite des projets de BPM. Par conséquent, il importe de les impliquer dès le début de tout projet. 

Étape 2 : Comprendre les différences entre les caractéristiques « essentielles » et les fonctions plus avancées de la solution BPM 

Pour garantir votre réussite, votre solution BPM doit comporter certains éléments essentiels. Faute de quoi, sa mise en oeuvre risque d’être longue, complexe et peu avantageuse voire de se solder par un échec. Une Suite BPM doit avant tout permettre de gérer les processus axés sur les besoins humains et ceux axés sur les systèmes. Il s’agit en effet de deux éléments vitaux pour votre entreprise. Par ailleurs, vous devez disposer des fonctions essentielles suivantes: 

• Conception et modélisation de processus sous un format graphique pouvant être conservé et tenu à jour par le propriétaire et publié facilement pour l’exécution du processus. Séparation des règles administratives, des formulaires et des rôles de la séquence des opérations pour en faciliter la gestion.
• Exécution et gestion des processus simples et complexes à l’aide d’un moteur robuste et évolutif.
• Production de formulaires en ligne à l’aide d’un processus, excluant ainsi la nécessité d’utilisation du papier.
• Harmonisation des rôles actifs dans une entreprise et adaptation automatique du contenu et des données de rendement clés pour attribuer à chaque personne un « point de vue » unique dans le processus.
• Existence d’un affichage unique propre à chaque utilisateur dans l’ensemble du processus et accessibilité à plusieurs portails tels que SharePoint, Outlook, Internet et aux périphériques mobiles.
• Accès facile afin de gérer et contrôler le contenu dont les utilisateurs ont besoin pour prendre des décisions éclairées au cours du processus. Génération automatique d’un système de traçabilité des opérations pour assurer la conformité.
• Suivi du processus, visibilité immédiate du contenu et de l’état du processus, génération de rapports pour améliorer les processus.
• Simulation des répercussions des modifications apportées aux processus avec des données authentiques des processus et changement en temps réel ou ajout d’éléments aux séquences d’opérations, aux rôles et aux formulaires. Autre fonction qui permet d’ajouter rapidement et facilement de nouveaux processus sans pour autant ralentir les opérations ou avoir des repercussions.
• Intégration facile de diverses applications, notamment across .NET, Java et les logiciels intégrés traditionnels, vous permettant ainsi d’exploiter entièrement votre actuelle infrastructure et de tirer plus d’avantages de la solution BPM à l’échelle de votre enterprise.
• Exploitation des technologies les plus récentes, telles que les services Web, et existence d’un cadre qui vous permettra de passer à une Architecture orientée services (AOS) pour assurer une interopérabilité idéale.
• Simplicité de la configuration de la solution pour répondre particulièrement aux besoins de votre enterprise. 

Outre les caractéristiques essentielles présentées ci-dessus, les Suites BPM offrent de nouvelles fonctions plus avancées. Certes, vous devez évaluer les fonctions avancées qui vous conviennent le mieux à court terme, mais vous devez également prendre en compte celles que vous voulez utiliser à l’avenir. Ces fonctions avancées vous permettent éventuellement de surpasser d’autres entreprises, en améliorant le processus pour passer au niveau suivant, et de vous distinguer de vos concurrents. Voici les importantes fonctions avancées dont vous devez disposer pour évaluer une Suite BPM : 

• Des fonctions avancées de reporting et d’informatique décisionnelle vous permettent d’analyser à la fois les données en temps réel et les données historiques et d’examiner également les possibilités de rendement durable. Cette fonction doit faire partie intégrante de la Suite BPM et utiliser la base de données réelle des processus pour vous aider à prendre des décisions en fonction de renseignements authentiques et à jour.

• Une gestion avancée des règles administratives est importante si vous devez gérer et tenir à jour un grand nombre de règles et les utiliser dans plusieurs processus ou si vous voulez que le système soit doté de fonctions d’analyse et d’exécution automatique d’un plus grand nombre de séquences d’opérations en fonction de certaines conditions. Ce modèle vous permet d’automatiser un grand nombre de processus et de réduire l’impact des changements apportés aux règles tout en assurant l’application uniforme des politiques au sein de l’entreprise et au niveau des processus.

• La modélisation et la simulation avancées vous permettent non seulement de modéliser des représentations graphiques d’un processus, mais aussi de simuler les répercussions des changements sur un processus pour mesurer son impact sur de nombreux paramètres, tels que le coût, la rentabilité, l’utilisation des ressources, la vitesse d’exécution et d’autres importants objectifs opérationnels. L’environnement de modélisation et de simulation doit être associé aux autres modules de la Suite BPM afin de vous assurer d’analyser les données exactes et les données réelles des processus et de veiller à ce que les changements apportées aux processus puissent être appliqués rapidement dans l’environnement de simulation et dans celui d’exécution. Les modèles d’analyse statistique tels que Six Sigma devraient être aisément accessibles et fonctionner dans l’environnement de simulation. Par conséquent, des fonctions solides sont essentielles pour l’amélioration des processus.

• Les fonctions avancées d’intégration et les fonctions traditionnelles de contrôle sont indispensables dans les sociétés utilisant un grand nombre de processus axés sur les systèmes ou un environnement informatique très hétérogène. Les fonctions avancées d’intégration de la Suite BPM permettront non seulement d’établir une liaison point à point, mais aussi de gérer et de contrôler les processus en cours d’exécution dans les autres systèmes. La Suite BPM supervise ainsi tout le processus. Outre le contrôle et la visibilité accrue, elle vous permet d’analyser et d’améliorer le rendement de vos anciennes applications. Si vous utilisez des systèmes centraux, recherchez les capacités qui vous permettent de les gérer et d’y accéder facilement avec les processus exécutés à l’aide de la Suite BPM.

Même si ces fonctions avancées sont offertes sous formes d’applications autonomes par différents fournisseurs, seule leur intégration à la Suite BPM vous permettra de bénéficier d‘avantages tels qu’une mise en service rapide, une interface unique, la prise en charge par un seul fournisseur et un faible coût total de propriété. Si vous disposez déjà d’une ou de plusieurs de ces technologies, les meilleurs fournisseurs de Suite BPM ont un mécanisme qui vous permet de les intégrer rapidement dans vos applications existantes, souvent grâce à une connexion prête à l’emploi.

Enfin, vous devez comprendre le mode de fonctionnement de la solution BPM avec les autres secteurs fonctionnels tels que la gestion du contenu et des documents, la gestion du rendement et le suivi des activités de l’entreprise. Ces connaissances seront importantes pendant le processus de sélection parce qu’elles vous permettront de mesurer la stabilité des différentes solutions. Pour terminer, vous devez examiner la nécessité d’intégrer ces domaines dans une solution globale. 

 Étape 3 : Établir la liste de vos besoins et évaluer vos priorités 

Une fois que vous avez pris connaissance des caractéristiques essentielles et des fonctions avancées de la solution BPM, relevez les points qui vous paraissent les plus importants et établissez la liste de vos besoins qui vous aidera pendant le processus d’évaluation. Inscrivez dans ce document vos besoins fonctionnels et vos exigences en matière de rendement pour ne pas limiter votre recherche au produit et y intégrer le fournisseur qui en assurera la prise en charge. Tout en connaissant vos besoins, dressez également la liste des points qui ne sont pas importants pour vous. Ces notes permettront à l’équipe d’évaluation d’éviter de se laisser distraire par des fonctions futiles. Restez concentré sur vos besoins pendant l’évaluation. 

Étape 4 : Établir une petite liste de fournisseurs 

La première étape pour établir une petite liste de fournisseurs est de délimiter les options en excluant ceux qui n’offrent pas de Suite BPM. Plusieurs fournisseurs commercialisent leurs produits sous le nom de BPM, mais seuls quelques-uns offrent toutes les fonctions dont vous avez besoin pour mettre en place un véritable mécanisme efficace de gestion des cycles de vie complets de vos processus. À titre d’exemple, les fournisseurs de logiciels de gestion de contenu et de logiciels médiateurs offrent parfois des solutions d’automatisation des processus, mais ne sont pas des entreprises spécialisées dans les solutions BPM. Par conséquent, ils ne pourront pas vous offrir une Suite BPM complète et éprouvée. 

Une fois que vous avez sélectionné les fournisseurs spécialisés dans les solutions BPM, vous pouvez restreindre vos choix à d’autres critères, tels que le leadership sur le marché, le rendement, le degré de maturité et la vision. Comment trouver des fournisseurs déjà établis sur le marché ? En recherchant les entreprises qui sont en activité depuis un certain temps, qui ont une clientèle solide et qui sont toujours bien cotés dans les études de recherche sectorielle publiées par les grands cabinets tels que Gartner, Forrester et Butler. Outre le leadership sur le marché, l’autre facteur clé pour évaluer les fournisseurs est le rendement de l’entreprise. Dans le marché actuel, les résultats d’une entreprise constituent également un facteur clé pour les investissements. Privilégiez des éléments tels que la vaste expérience de l’équipe de gestion, le taux consécutif de croissance trimestrielle, la rentabilité, le taux d’acquisition de clientèle, les partenariats stratégiques et la stratégie générale. Recherchez une entreprise qui dispose d’une bonne clientèle bien établie, une société en pleine croissance qui continuera de dominer le marché. Si vous devez effectuer des opérations internationales ou multinationales, recherchez un fournisseur implanté dans plusieurs pays et dans vos zones de prédilection. En ce qui concerne le produit, le fournisseur devrait vous démontrer clairement son engagement à préserver l’excellence technologique. Les facteurs à prendre en considération sont le degré de maturité, la feuille de route du produit ainsi que l’engagement du fournisseur à l’égard de l’excellence et de l’innovation du produit BPM. Enfin, si le temps vous le permet, effectuez une vérification des références et des résultats auprès des clients. Recherchez des études de cas documentés ainsi que des manifestations publiques de soutien faites par les clients. En effet, si le client choisit lui-même de parler des résultats, il ne fait aucun doute que la solution a à la fois fourni les résultats escomptés et dépassé les attentes. 

Étape 5 : Examiner les offres des fournisseurs et valider les concepts 

Lorsque vous procédez à l’évaluation des fournisseurs, limitez-vous à vos besoins pour vous assurer de vous concentrer uniquement sur les fonctions et les critères les plus importants pour votre entreprise. Évaluez l’entreprise de même que le produit. Les critères tels que le rendement, la rentabilité, la satisfaction de la clientèle, la nature de la formation et les services offerts sont aussi importants que le produit lui-même en ce qui concerne la durée de votre investissement sur le long terme. Les cabinets d’études sont souvent de bonnes sources de renseignements et d’avis indépendants sur les choix de fournisseurs. Par conséquent, si vous êtes abonné à ces services, n’oubliez pas de vous en servir au moment de votre analyse. C’est aussi le moment de parler directement aux clients du fournisseur et d’obtenir des informations de première main sur les résultats et avantages que vous obtiendrez pendant tout le cycle de vie de votre projet. Leurs témoignages pourront confirmer la stabilité du produit et la qualité de la prise en charge offerte par le fournisseur et son personnel.

Pour terminer, n’ayez pas peur de soumettre les fournisseurs à un exercice de validation de concept (POC) au début du processus d’évaluation. Les renseignements ainsi recueillis vous aideront à prendre rapidement vos décisions, à être plus confiant quant aux capacités du fournisseur sélectionné à répondre à vos besoins particuliers mais aussi à avoir une idée de l’étendue des services et du support dont vous bénéficierez sur le long terme. Le report d’une décision ou le choix d’une solution inappropriée vous empêcheront de voir les résultats immédiats, tout en permettant à vos concurrents de vous devancer. 

Récapitulatif 

L’instauration de pratiques de gestion efficace des processus métiers de votre entreprise n’est plus une option, mais un besoin opérationnel. La question qui se pose est celle de savoir si l’utilisation d’une Suite BPM est également une nécessité ou non. Étant donné que des milliers d’entreprises dans le monde provenant de dizaines de secteurs différents deviennent de plus en plus performantes, parviennent à rehausser les niveaux de contrôle et bénéficient d’une meilleure visibilité concernant la façon d’augmenter leur marge de manoeuvre grâce à la mise en oeuvre de la technologie BPM, la réponse semble être la suivante : vous pouvez choisir de mettre en place une Suite BPM ou encourir le risque d’être laissé à la traîne. Ne prenez pas ce risque et lancez-vous dès maintenant. Assurez-vous seulement de bien suivre ces cinq étapes très simples pour parcourir ce terrain de jeu sans difficulté, de vous concentrer sur le processus de sélection et d’augmenter vos chances de choisir la Suite BPM qui répond le mieux aux besoins de votre société. 

Auteur : Laura Mooney

Cinq étapes pour vous aider à choisir la suite BPM qui convient le mieux à vos besoins