Aprionis maîtrise son système d'information grâce au référentiel de cartographie MEGA

MEGALe 8 janvier 2009, les groupes Apri et Ionis ont fusionné pour former le groupe de protection sociale Aprionis.

Le contexte
Les groupes de protection sociale ont un système d’information complexe, tant par la diversité de leurs métiers, que par le volume des applications et la multiplicité des technologies.
En 2003, la direction informatique et organisation du groupe Ionis avait recensé environ 200 applications pour 1000 utilisateurs.

Parmi celles-ci étaient également comptabilisées les applications gérées directement par la maîtrise d’ouvrage. La DIO crée en 2003 le pôle Management des SI afin d’améliorer le pilotage des SI du Groupe. Ce pôle s’est donné comme premier objectif d’acquérir une meilleure maîtrise du patrimoine informatique afin d’établir les schémas d’évolutions des SI du Groupe.

Les enjeux
Le pôle Management des SI adopte une démarche de modélisation classique avec des méthodes et outils propres à chaque étape du projet. Dans un premier temps un inventaire sous Excel du « […] l’utilisation de ces différents outils (ndlr bureautiques) montre rapidement ses limites, notamment pour la mise à jour et la cohérence des informations. » patrimoine applicatif est établi.

Puis, pour améliorer la communication au sein de la DIO et avec la MOA, cet inventaire est partiellement transposé sous forme de cartographies avec Visio. Cette cartographie fait apparaître les applications, acteurs, flux internes et externes. La création de ce référentiel suscite un vif intérêt, et le pôle Management des SI est amené à intégrer des informations complémentaires portant notamment sur l’infrastructure technique et la sécurité.
Pour ce faire, une base Access est créée pour remplacer les fichiers Excel. « Cependant, l’utilisation de ces différents outils montre rapidement ses limites, notamment pour la mise à jour et la cohérence des informations. Nous avons ressenti le besoin de nous professionnaliser pour répondre aux attentes de nos collaborateurs » souligne Jean-Yves Murzin, Cellule PMO du programme fusion du groupe Aprionis.

L’objectif d’un projet de mise en oeuvre d’un référentiel unique est de répondre à ces problèmes de maintenance et cohérence. « Il est nécessaire de pouvoir faire communiquer l’infrastructure technique avec l’infrastructure applicative pour avoir une connaissance de l’ensemble du système d’information de l’entreprise. Ceci pour pouvoir le piloter et établir les études d’évolutions » ajoute Jean-Yves Murzin.
Un référentiel unique doit aussi faciliter la restitution et lepartage de l’information au sein des différentes équipes de la DIO mais aussi de la MOA.

Le choix de MEGA et de sa mise en oeuvre
MEGA a été retenu comme solution pour construire un référentiel SI unique et établir une description exhaustive du système d’information du groupe Ionis.

Un consultant de MEGA, a apporté l’expertise et la méthodologie de la société, et fourni un accompagnement pour le projet, adapté aux besoins du groupe Ionis. « Parce que nous savions précisément ce que nous voulions et que l’outil MEGA offre une grande flexibilité, nous avons mené ce projet en 6 mois seulement » précise Jean-Yves Murzin.

Le projet s’est déroulé en cinq grandes étapes :
– la conception avec analyse de l’existant et des nouveaux besoins afin d’élaborer un cahier des charges cible pour adapter l’outil ;
– la réalisation du référentiel avec paramétrage du méta-modèle et reprise de l’existant, ainsi que la réalisation d’un projet pilote pour le domaine Prévoyance ;
– en parallèle la génération de documents par domaine, par infrastructure et de synthèse, utiles pour la recette ;
– la mise en oeuvre du site web intégré à l’intranet de la société, avec un accès en consultation aux données non confidentielles, permettant une navigation croisée dynamique ;
– la phase de conduite de changement.

Apports et bénéfices
Le projet de mise en oeuvre d’un référentiel de cartographie unique avec MEGA a permis au groupe Ionis d’avoir une connaissance complète et une maîtrise du patrimoine du SI de l’entreprise, utile à de nombreux projets.

L’identification des différents responsables MOE et MOA en charge des applications et leurs périmètres d’intervention a représenté un avantage significatif pour l’organisation des départements. La communication entre les équipes a été renforcée, notamment entre la MOE et la MOA.
Le référentiel a permis d’établir les analyses d’impacts sur différents projets grâce à la comparaison des schémas d’architecture existants avec les schémas cibles.

L’intégration des informations CNIL, de backup et du plan de reprise d’activité ainsi que les données des systèmes d’habilitations a en outre permis de créer une base pour la sécurité informatique. « Nous avons également gagné en proactivité en cas de problèmes, en mettant le référentiel à disposition de la Hotline » ajoute Jean-Yves Murzin.
Enfin le référentiel de cartographie se révèle être un atout important pour la DIO dans le cadre de la fusion Apri et Ionis. Outre les gains de temps sur les projets de convergence qu’elle autorise, la démarche mise en oeuvre par la DIO lui confère aujourd’hui une crédibilité professionnelle précieuse dans le nouveau groupe.

Aprionis maîtrise son système d'information grâce au référentiel de cartographie MEGA