ALSTOM T&D facilite le déploiement et l’adoption de SAP grâce à MEGA

ALSTOM T&D, Secteur Transmission et Distribution de l’électricité du Groupe ALSTOM, mène depuis 2002 un vaste chantier de rénovation de son système d’information (le projet T@IS) qui s’appuie sur le déploiement du progiciel SAP pour répondre à une forte demande d’harmonisation suite à différents rachats et d’amélioration de la qualité de sa fonction financière.
Afin de réduire les coûts d’implémentation et de faciliter la phase d’appropriation par les utilisateurs, ALSTOM T&D s’est appuyé sur l’expertise de MEGA pour la modélisation des processus financiers couverts par le projet.

Le projet T@IS : promouvoir le déploiement d’une solution standardisée au meilleur coût

Le secteur T&D compte 180 unités de gestion à travers le monde, répartis sur 86 sites industriels.
Depuis 2 ans, ALSTOM T&D a développé dans certains pays des services financiers partagés entre plusieurs unités afin d’améliorer la qualité de sa fonction financière. Dans ce contexte, ALSTOM T&D a choisi de mettre en place une solution de type ERP, pour l’ensemble du Secteur, intégrant des règles de gestion communes ainsi qu’une standardisation des données et des procédures.

Dans le cadre du projet « T@IS », ALSTOM T&D s’est fixé comme objectif premier de définir le paramétrage de SAP en intégrant les règles de gestion communes et les procédures de gestion propres aux spécificités du Secteur Transmission & Distribution ainsi que celles du Groupe ALSTOM. Les équipes d’ALSTOM T&D ont donc réalisé, en parallèle, la spécification fonctionnelle et technique de la solution SAP et la modélisation des processus organisés, couverts par le projet.

Dans cette phase de conception, avec l’aide des consultants MEGA, ALSTOM T&D s’est appuyé sur l’outil MEGA Process pour décrire les quatre processus majeurs couverts par le projet, à savoir,la comptabilité, les achats hors production, le suivi financier des projets et le contrôle budgétaire. Utilisée dès les premières phases d’initialisation du projet, cette description métier a constitué un outil de communication précieux avec la cellule responsable de l’intégration proprement dite.

La modélisation, un accélérateur du déploiement de T@IS (SAP)

Disponible sous forme d’une aide contextuelle métier et multi-langues, directement accessible depuis les transactions SAP, la modélisation des processus constitue également un outil opérationnel pour assurer une bonne appropriation de la solution par les utilisateurs finals lors de la phase de déploiement. En effet, Il est essentiel pour ALSTOM T&D d’assurer le même niveau de compréhension de la solution à l’ensemble de ses collaborateurs, pour faciliter les différents projets d’implémentation locale.

Grâce aux fonctions de génération automatique de pages HTML de MEGA, ces mêmes descriptions des processus opérationnels peuvent être consultées directement à partir d’un site Intranet dédié, permettant ainsi aux membres des équipes de projets de déploiement de T@IS et aux acteurs métier de partager la même connaissance des processus couverts par le projet.

« Réalisée en deux mois, la modélisation des processus a été perçue par l’ensemble des utilisateurs comme un outil complémentaire à forte valeur ajoutée notamment dans la phase de compréhension de la solution T@IS , particulièrement structurante », précise Céline Foucher, Finance Process Director chez ALSTOM T&D et responsable du « Change Management » pour ce projet.

La modélisation en chiffres

ALSTOM T&D a défini quatre niveaux de modélisation soit :
– 4 processus majeurs (comptabilité, achats hors-production, suivi des projets financiers et contrôle budgétaire),
– 25 sous-processus,
– 100 procédures
– les opérations SAP et non SAP décrivant les procédures.

La modélisation est aujourd’hui disponible en 5 langues : français, anglais, allemand, espagnol et portugais.
Depuis avril 2003, 12 unités pilote sont en production dont 7 unités de gestion en France et 5 unités de gestion au Mexique, l’objectif étant de déployer, d’ici avril 2005, le projet T@IS dans les principales unités de gestion représentant 80% du chiffres d’affaires du secteur T&D (soit 28 sous-projets de déploiement au total).
Après les processus financiers, ALSTOM T&D prévoit, dans une seconde phase, d’enrichir la modélisation aux processus industriels.

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