Processus, Procédures, Procédés

pesenti.JPG Autant de concepts, porteurs d’un sens commun : Celui de « l’action dans l’organisation ».

Comment s’y retrouver ?

Comme un bon schéma vaut mieux qu’un long discours, je propose un modèle simplifié permettant de mettre en relations, ces concepts, dans le cadre de référence de l’EA.

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Processus

Le mot processus est d’origine latine. Il signifie « progrès, progression ». Dans le cadre économique de l’entreprise, il désigne le déroulement, d’un ensemble d’opérations successives, organisées, en vue de produire une valeur tangible pour son utilisateur (ou son organisation). Il transforme des données d’entrée en données de sortie, un peu à l’image d’une fonction, mais dont les contributions sont planifiées, cadencées, et ordonnées, dans des conditions maîtrisées selon un mode d’emploi, et contrôlables à tout moment. Les processus métiers doivent être efficaces, à un moment donné, et devenir de plus en plus efficients. S’ils ne le sont plus, c’est que le contexte économique de l’entreprise a probablement changé.

Un processus peut être transverse à l’entreprise. L’analyse systémique de l’entreprise par l’approche des processus permet d’identifier les interfaces entre les différents « métiers ». Les éléments d’entrée d’un processus sont généralement les éléments de sortie d’autres processus. C’est ainsi qu’ils s’enchaînent. Ce peut être des données, des objets ou des évènements, contenus dans des flux. Le découpage d’un processus en tâches, en sous processus, ou en deux processus distincts, va dépendre de sa complexité, et par voie de conséquence, des responsabilités associées.

Le processus répond essentiellement aux questions : QUOI ? POURQUOI ?

Exemples : Quand il transporte ses passagers d’un aéroport à l’autre, le pilote fait un acte économique pour sa compagnie. Il est au centre d’un processus « Gérer un Vol » dont les objectifs sont : (C’est le POURQUOI)

• Faire gagner du temps aux classes « affaire »
• Faire rêver les vacanciers
• Justifier par la qualité du service, et l’ensemble des commodités, le prix très cher de certaines destinations.

Le QUOI : Vol, Appareil, Passager, Pilote, Aéroport …

Il est intéressant de préciser, que dans la vraie vie, un processus, comme « Gérer un Vol » n’est pas automatisable de bout en bout, même avec le pilotage automatique. La moindre boisson, ou jeu distribué aux passagers, fait l’objet d’une description dans une procédure.

Procédure

Le mot procédure désigne une série de formalités ou de démarches à accomplir, et/ou un ensemble de règles auxquelles il faut se soumettre, dans une situation déterminée, en vue de réaliser le processus cible. La procédure est donc un descriptif organisationnel détaillé à l’image d’un mode d’emploi, ou d’une recette possible à suivre scrupuleusement pour espérer remplir les objectifs du processus. Si la procédure n’est pas respectée, les données de sorties du processus ne seront pas conformes aux exigences attendues.

Une procédure d’entreprise, appelée également procédure métier ou procédure opérationnelle  :

désigne un ensemble d’activités qui s’enchaînent de manière chronologique pour atteindre un objectif SMARTE
– représente la manière de mettre en œuvre tout ou partie d’un processus métier.

A un et unique processus, peuvent correspondre plusieurs procédures :

• Il peut s’agir d’une procédure principale, accompagnée de procédures challengers et/ou complémentaires

Par exemple, pour le sous-processus de débarquement, on peut avoir : la procédure de débarquement « PLAN A» mettant en œuvre un satellite de débarquement, une autre procédure de débarquement, par bus, ou enfin la procédure de débarquement d’urgence, par activation des toboggans. C’est le « PLAN B »…

• ou il peut s’agir d’une procédure par type d’objet 

Par exemple la procédure « Check list » du même sous-processus « Décoller » sur Boeing n’est probablement pas la même que sur Airbus… (l’art du consultant, est de pouvoir parler de quelque chose qu’il ne connaît pas … lol).

Remarque: Le processus définit le métier de l’entreprise en faisant abstraction de son organisation sous-jacente, tandis que la procédure aligne le métier de l’entreprise sur son organisation.

Un des sous processus parmi les plus périlleux est « Faire décoller l’avion ». Pour faire décoller l’avion, le pilote doit suivre la procédure adéquate (sur Airbus A380) qu’il a apprise à l’école de pilotage, et qui fait l’objet d’un guide précis : La « check-list ».

La procédure répond, en plus, à la question : QUI ?

Procédé / Tache

Le procédé désigne une « méthode à façon » (ré)utilisée en vue d’obtenir un résultat déterminé. Les procédés qualifient les taches élémentaires d’une procédure.

Exemples :

• Des consultants mettent au point d’intéressants procédés pour mettre en oeuvre la méthodologie PRAXEME.
• Il existe différents procédés pour mettre en oeuvre une Architecture de Service (SOA).
• Camille utilise des procédés mnémotechniques pour retenir les règles de grammaire.
• Clément a expérimenté plusieurs procédés chimiques dans ses cours de sciences.

QUOI ? POURQUOI ?

Le procédé répond de plus aux questions : QUAND? OU ? COMMENT ?

Le mode pilotage répond de plus à la question : COMBIEN ?

Conclusion

Un processus au sens large, est caractérisé par les paramètres suivants:

1. La désignation d’un leader, des acteurs, des supports et des principaux moyens,
2. Les ressources requises (financière, humaine, matérielle…),
3. Les éléments d’entrée (données ou produits),
4. La valeur ajoutée,
5. Les éléments de sortie (données ou produits),
6. Le système de mesure, de surveillance ou de contrôle associé,
7. Une description succincte du processus,
8. Le ou les clients et fournisseurs du processus,
9. Les points de mesure,
10. Les moyens de surveillance,
11. Les objectifs.

Auteur : Emmanuel PESENTI

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