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 Rompetrol Group N.V. est une multinationale pétrolière présente dans 13 pays, et la majorité de ses filiales opérationnelles sont basées en France, en Roumanie, en Espagne et en Europe du Sud-Est.
Le groupe Rompetrol se spécialise principalement dans le raffinage, le négoce et la commercialisation du pétrole, dans d'autres activités relatives à l'exploration et à la production mais aussi dans les services de l'industrie pétrolière, notamment le forage, la gestion de l'ingénierie, des approvisionnements et de la construction et le transport. Le principal objectif de la société est de devenir l'une des plus grandes sociétés indépendantes en Europe et d'avoir une position forte dans la Mer Noire et les régions méditerranéennes.
Le défi
 La nécessité pour Rompetrol d'intégrer ses différentes applications logicielles aux tâches humaines qui leur correspondent, afin d'avoir une vue d'ensemble globale des paramètres des Processus et des exceptions de contrôle, l'a poussé à mener des études sur la technologie de gestion des processus métiers (BPM).
Rompetrol recherchait une solution BPM stable et flexible, capable de prendre en charge un éventail d'interfaces. La société a eu de mauvaises expériences avec des logiciels BPM non fiables qui ont conduit à des pannes du serveur à plusieurs reprises pendant le traitement d'un grand nombre de transactions journalières fondamentales. Cette expérience a permis à la société d'identifier ses attentes et besoins en termes de fournisseur de logiciels BPM et de mieux évaluer les principaux acteurs sur le marché. Suite à cela, Rompetrol a choisi Metastorm BPM.
Rompetrol a eu une expérience professionnelle avérée avec le logiciel de Metastorm suite à l'utilisation réussie de Metastorm ProVision pour les activités relatives à l'architecture d'entreprise et à l'analyse des processus métiers (BPA) mais aussi suite à l’exploitation de Metastorm Knowledge Exchange en tant qu'environnement de travail basé sur la collaboration.
Les principaux facteurs de sélection de Metastorm BPM par Rompetrol :
 • La capacité à produire les modèles et à traiter les analyses de Metastorm ProVision directement dans Metastorm BPM à des fins d’automatisation.
• La conception de l'interface utilisateur.
• Le niveau d'évolutivité élevé lors du déploiement de plusieurs processus et la prise en charge du regroupement et de l'équilibrage des charges sur les serveurs.
• Le langage de programmation intuitif pour le développement des processus et un puissant assistant d'intégration des systèmes.
• La prise en charge, grâce à une bibliothèque pré-remplie et extensible, des outils de développement Microsoft.
BPM Wave, le partenaire local de Metastorm, est le fournisseur de Rompetrol en ce qui concerne toutes les applications BPM, l’architecture d’entreprise et l’intégration d’applications d’entreprise ainsi que le support post-mise en oeuvre.
La solution
L'association de Metastorm ProVision et de Metastorm BPM offre désormais aux actionnaires de Rompetrol une traçabilité complète, de la stratégie jusqu'aux résultats. La société bénéficie aujourd'hui d'un niveau de contrôle élevé en ce qui concerne les processus les plus sensibles et les activités les plus fondamentales mais aussi d'une couche de processus unique qui relie l'ensemble de ses applications aux tâches humaines qui leur correspondent.
À ce jour, Rompetrol a automatisé avec succès les processus suivants en utilisant Metastorm BPM :
Automatisation du processus de commande
 Ce processus est concentré sur une solution complète de gestion des commandes en gros afin de relier de manière dynamique les paramètres de contrôle de crédit, le traitement des factures et un mécanisme de contrôle des livraisons. Pour Rompetrol Downstream, il s'agit du processus le plus fondamental. Avant leur automatisation dans Metastorm BPM, les commandes n'étaient pas complètement sécurisées et, par conséquent, Rompetrol Downstream enregistrait des pertes significatives chaque mois. Depuis la mise en place de Metastorm BPM, les enregistrements électroniques et manuels des commandes ont été améliorés en intégrant les données des commandes des clients aux données des clients stockées dans le système Progiciel de Gestion Intégré. La société dispose ainsi de données de support en temps réel qu’elle peut transmettre aux représentants de contrôle de crédit afin d'augmenter l'efficacité et la rapidité de validation des commandes.
Activités de vente du carburant et des matières sèches
Ce processus suit et gère les activités de vente du carburant et des matières sèches dans les stations service. Avant l'utilisation de Metastorm, ce processus était géré en saisissant manuellement un grand nombre de données dans deux systèmes différents. Cette approche était extrêmement longue et provoquait des erreurs humaines et des retards. Rompetrol peut maintenant relier de manière dynamique les activités d'achat et de ventes déployées par les stations service grâce à son système PGI centralisé situé au siège social de Rompetrol, ce qui augmente la capacité de la société à contrôler les stocks de manière efficace.
Gestion de la distribution de carburant
 Ce processus surveille et transmet en temps réel les informations sur la livraison du carburant aux stations service grâce à une application de Metastorm BPM personnalisée. Avant Metastorm, toutes les activités liées à l'expédition du carburant depuis l'entrepôt et sa livraison aux stations service étaient effectuées manuellement par un grand nombre d'employés, ce qui engendrait des coûts d'exploitation élevés. Désormais avec Metastorm, le processus est géré à l'aide de l'intégration de Metastorm BPM et d’Oracle. Les stations service peuvent désormais être approvisionnées sans qu'une personne soit présente ; les informations relatives aux stocks de carburant sont maintenant enregistrées automatiquement dans leur système PGI en temps réel et des reçus de carburant peuvent être signés électroniquement par des personnes de différentes régions géographiques sans devoir envoyer les documents papier originaux d’un bout à l’autre du pays.
Gestion de la facturation et des paiements
Ce processus gère la numérisation et le paiement des factures des fournisseurs et est actuellement automatisé dans Metastorm BPM. Les factures émises par les fournisseurs sont numérisées et les métadonnées concernées sont indexées. Si une facture présente un problème, tel que des métadonnées manquantes ou des calculs incorrects, une exception est déclenchée afin qu'une personne chargée de la liaison avec le fournisseur concerné puisse résoudre le problème à l'aide d'un processus de Metastorm BPM. Une fois terminée, la facture est exportée de Documentum vers une interface d'Oracle et Metastorm BPM commence son processus de génération de tâches destinées aux comptables pour que ces derniers distribuent la facture. Enfin, l'attribution de certaines dépenses à un centre de coûts est validée via Metastorm BPM par le propriétaire du centre de coûts concerné et cette validation est le déclencheur de l'archivage de la facture dans Documentum et de son importation de l'interface dans Oracle.
Gestion journalière de la rémunération pour les partenaires franchisés
L'objectif de ce projet est de mettre en place un système qui permet à Rompetrol de suivre, gérer, calculer, collecter et allouer les montants encaissés et les paiements reçus des partenaires franchisés. Le nombre croissant de stations partenaires a nécessité que Rompetrol mette en oeuvre une application personnalisée qui garantirait un temps de réponse adéquat et l'exactitude du calcul des frais générés par la vente de carburant. La société avait besoin d'un processus sécurisé et précis pour pouvoir attribuer les frais à Rompetrol et ses partenaires. Le processus automatisé dans Metastorm BPM relie désormais les activités de ventes au système PGI de Rompetrol ainsi qu’à un processus personnalisé de Metastorm BPM dont le rôle est de calculer automatiquement la commission journalière du partenaire franchisé.
Intégration des systèmes et processus
Rompetrol a intégré Metastorm BPM dans plusieurs de ses applications existantes afin de gérer les processus récemment automatisés. À ce jour, les systèmes intégrés à Metastorm BPM incluent Oracle EBS, Oracle Siebel CRM, Websphere Portal, InRule pour la gestion des règles métiers, EMC Documentum ainsi que certaines applications spécialisées, dont Orpak (système de vente au détail pour les stations service), Aspen (application de recouvrement de créances), Capone (application de recouvrement des dettes), Billing (application de facturation et de gestion de flottes de véhicules), IBM Maximo (gestion des actifs), My Staff (gestion des ressources humaines) et d'autres applications personnalisées.
Les résultats
Avant le choix de Metastorm BPM, Metastorm ProVision était devenu l'outil de Modélisation standard de Rompetrol au sein du groupe et plusieurs sociétés et services informatiques ont utilisé le produit à des fins de conception et d'analyse.
Tous les modèles d’architecture d’entreprise, à savoir des modèles de stratégies, d'organisation, de processus, de données, de systèmes et de technologies, sont stockés dans des référentiels Metastorm Knowledge Exchange afin que les employés de Rompetrol puissent les visualiser et les modifier si nécessaire. Metastorm ProVision a été largement utilisé pour la modélisation des processus métiers en se basant sur les normes BPMN et pour la conception de logiciels basée sur du langage UML.
En intégrant Metastorm BPM à ses processus métiers, Rompetrol dispose désormais d’un outil facile à utiliser qui a réduit de manière significative les temps de traitement. Metastorm BPM offre un mécanisme efficace pour mettre en oeuvre les notifications et alertes en se basant sur les règles métiers actuellement en vigueur.
Parallèlement, Metastorm BPM a permis de mettre à jour ces dernières et de développer un système de notifications. Les alertes et les notifications se sont avérées être un outil crucial pour l'atténuation du risque potentiel dans les activités principales. Par exemple, les systèmes de notifications et d'alertes ont été utilisés afin d'exécuter des essais de contrôle de crédit lors de l'approbation de la commande (projet d'automatisation du processus de commande) et d'empêcher des écarts au niveau des stocks au-delà de la limite de tolérance (projet d'activités de vente du carburant et des matières sèches). Dans le passé, les erreurs non traitées ont souvent entraîné des pertes financières graves. Metastorm BPM permet désormais de contrôler la transaction en temps réel et de détecter tout comportement frauduleux.
Rompetrol a bénéficié de nombreux avantages considérables grâce à son automatisation des processus cités ci-dessus, notamment les suivants :
Automatisation du processus de commande
• La simplification du processus d'entrée des commandes de gros et la diminution du nombre d'erreurs humaines liées à un mauvais traitement des commandes.
• L'élimination des incohérences contenues dans les données des clients au sein des systèmes PGI.
• L'augmentation de la vitesse et de l'efficacité de l'approbation des commandes avec une augmentation moyenne de 50 % dans le traitement journalier des commandes.
• La diminution des pertes, qui sont passées de 8 % par mois à moins de 1 % par mois ; chaque commande est désormais contrôlée par le service de contrôle de crédit avant d'effectuer la livraison de carburant.
• La diminution de la durée de validation moyenne d'une commande au sein du service de contrôle de crédit, passant de 90 minutes à 60 minutes.
• L’absence de défaillance du système au cours des cinq mois de production (la précédente suite BPM rencontrait des problèmes chaque mois).
Activités de vente du carburant et des matières sèches
• Une diminution de 100 pour cent des erreurs humaines liées à l'enregistrement des transactions de vente.
• L'optimisation de la capacité à gérer des stocks en temps réel.
• Le renforcement du contrôle des stocks en assurant une synchronisation en temps réel des données relatives aux stocks de carburant avec les données relatives aux stocks enregistrées dans les systèmes PGI.
• L'augmentation de la vitesse de production des relevés de compte.
• La capacité à transférer automatiquement les données relatives aux ventes journalières de produits depuis les applications spécifiques des stations service vers le système PGI.
• La diminution des charges de personnel supérieures à 500 000 euros/mois (253 employés ont été mutés).
Gestion de la distribution de carburant
• La diminution du nombre d'erreurs humaines liées à l'enregistrement de la réception de carburant et au temps consacré aux procédures de réception de carburant.
• L'optimisation du contrôle du processus de distribution de carburant et la réduction du travail manuel de plus de 70 % Les informations relatives aux stocks de carburant sont désormais enregistrées automatiquement dans Oracle en temps réel, alors que cette opération était auparavant effectuée manuellement par le comptable de la station dans un délai d'une semaine.
• La diminution des pertes opérationnelles, passant de plus de 5 % par mois à moins de 2 % par mois.
Gestion de la facturation et des paiements
• L'automatisation a augmenté la vitesse d'enregistrement du traitement des factures entrantes.
• L'ajout de l'archivage électronique et physique des factures et des lettres d'accompagnement.
• L'ajout d'un contrôle budgétaire intégré au processus (validation des dépenses réparties sur les centres de coûts par les propriétaires des centres de coûts concernés).
Gestion journalière de la rémunération pour les partenaires franchisés
• La diminution de 100 pour cent du nombre d'erreurs humaines liées au calcul de la commission pour les partenaires franchisés.
• L'optimisation du contrôle du processus de rémunération grâce à sa nouvelle capacité à utiliser les informations obtenues sur une base journalière relatives aux dépôts en espèces effectués par les partenaires.
• L'amélioration du système de contrôle de crédit en ce qui concerne les partenaires franchisés grâce à une visibilité accrue des informations disponibles.
Le groupe Rompetrol prévoit d’étendre son utilisation de Metastorm ProVision et de Metastorm BPM à d'autres secteurs d'activité, notamment le raffinage, le négoce et les services industriels. La société a déjà commencé à travailler sur plusieurs autres projets BPA et BPM en France et en Bulgarie, avec l'aide du partenaire local de Metastorm, BPM Wave.
En Roumanie, un autre projet important de Gouvernance des données vient de commencer. Metastorm ProVision sera utilisé comme outil de modélisation des données et tous les modèles seront ensuite exportés vers IBM Rational Suite.
Source : Metastorm
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