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La Caisse d’Épargne Île de France Ouest cartographie ses processus grâce à Casewise Version imprimable
30-11-2004
Le contexte du projet

Dans un premier temps, la Caisse d’Épargne d’Île de France Ouest a choisi d’utiliser Corporate Modeler afin de cartographier tout ce qui relevait de la production bancaire et d’abandonner le support papier pour un objectif de publication en ligne de l’ensemble desdites procédures.

Outre les difficultés évidentes de mise à jour, d’archivage de ces procédures au format papier, il était également difficile de faire le lien entre une Procédure et ses aspects juridiques, réglementaires, .. ou encore de la lier avec d’autres procédures.

La CEIFO a donc réalisé une Cartographie sur un périmètre de Processus bien déterminé, dans un but :
- d'uniformisation et de description des procédures (création de procédures qui n’existaient pas, mise à jour de procédures devenues obsolètes)
- d'optimisation des processus décrits et donc de remplacement du papier par la consultation en ligne.
La solution mise en œuvre

Le projet Corporate Modeler

Le lancement du projet a eu lieu en début d’année 2003.
Au sein de la CEIFO, nous avons eu besoin d’avancer rapidement sur la production des procédures mises à jour. Nous avons donc choisi l’outil Corporate Modeler de la société Casewise, car il nous permettait de répondre à la création de procédures et à leur mise en ligne rapide.

Sa facilité d’utilisation telle que nous l’avions perçue lors des présentations, n’a pas été démentie à l’usage. Son utilisation est entrée dans le quotidien.
Par exemple, en ayant toutes les données en amont, il nous suffit d’une demi-journée pour mettre à jour une procédure et un jour pour en créer une nouvelle.

Après deux mois, nous avions intégré le logiciel Corporate Modeler et produit une Modélisation type. Cela a abouti à la rédaction d’une charte de modélisation interne L’outil n’est pas encore utilisé à des fins de mesure de performance mais cela sera intéressant de le réaliser.

Qui utilise Corporate Modeler

L’utilisation de Corporate Modeler pour sa partie modélisation est strictement limitée à la Direction de l’Organisation ; cependant le fruit de ce travail ainsi réalisé, est utilisé par plus de 500 utilisateurs au travers de la publication en ligne des procédures. Les utilisateurs finaux sont principalement des commerciaux, des experts métiers et le management.

Diffuser l’information dans l’Entreprise

La CEIFO modélise dans Corporate Modeler le « Qui Fait Quoi ? » (les procédures). Le « Comment ? » (les modes opératoires) est pris en compte sous forme de liens (Excel, Word, liens vers d’autres sites…) mis à disposition sur le site Intranet au travers de la publication faite dans Corporate Modeler.

De ce fait, les procédures sont riches en détail d’activité à contrôler, de notions juridiques et réglementaires. Les premières publications ont eu lieu 8 mois après le démarrage du projet.

Nous avons mené une campagne de communication à l’ensemble de la Caisse, afin de présenter l’approche graphique des procédures. Aujourd’hui, chacun a la possibilité de connaître et de consulter le site de publications des procédures.

Même si l’utilisateur final dans le réseau n’a pas encore le réflexe systématique de consulter les procédures en ligne, il sait qu’à un seul endroit il pourra tout retrouver.

Les Bénéfices

"Nous avons plus de facilité à modéliser et publier une procédure qu’a créer une procédure papier comme nous le faisions auparavant. Cela répond à l’ensemble des écueils rencontrés avant l’utilisation de Corporate Modeler.

Aujourd’hui, le travail de modélisation de procédures est devenu incontournable. Nous sommes donc capables de livrer la procédure en même temps que le nouveau produit."

La modélisation s’inscrit comme une activité dans les projets nouveaux : passer par l’étape de modélisation n’est plus perçu comme un élément qui retarde la mise à disposition d’un nouveau produit.

Ce qu’en dit la Direction de l’Organisation

« Une démarche enrichissante pour l’Entreprise car cela nous permet d’utiliser un outil global et adapté à l’évolution du milieu bancaire.Cela nous permet également une consultation en ligne plus efficace. Cette démarche permet un changement culturel quant à l’approche processus » commente Mr Jean-Baptiste Véga.

«Facilité d’appropriation : A l’issue de la formation initiale de 2 jours, nous étions rapidement à l’aise dans la manipulation et la construction de la base référentielle » constate Mr Hervé Blanchard.

«Dans le cadre de notre utilisation actuelle, la fonction d’administration est très réduite. Techniquement, elle se limite à la gestion des habilitations et à la création ou modification de modèles et templates (objets aux paramètres pré-définis).
Il faut toutefois contrôler régulièrement le contenu de la base pour la « nettoyer » des objets non utilisés et garantir le respect des règles de modélisation.» ajoute Mr Didier Terroy.

En savoir plus sur Casewise
En savoir plus sur Corporate Modeler









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