EFIDIS, Groupe SNI, Société Nationale Immobilière – Filiale de la Caisse des Dépôts, construit et gère des logements locatifs sociaux et en accession sociale à la propriété. Avec plus de 800 logements construits en 2010 et près de 50 000 logements locatifs gérés, le Groupe EFIDIS est un des acteurs majeurs du logement social en Ile de France. Il emploie plus de 800 collaborateurs dont 400 gardiens d’immeubles.

La dématérialisation et la GEIDE représentent un des projets majeurs du Schéma Directeur Informatique d’EFIDIS depuis 2007.

Suite à un appel d’offre qui a abouti au choix des solutions Xpert.ECM (GED) et Xpert.Capture (LAD) d’Azur Technology, plusieurs applications de dématérialisation ont été progressivement développées : enquêtes SLS (Supplément de Loyer Solidarité), attestations d’assurance, Taxes Foncières, enquêtes de satisfaction client, dossiers locataires dématérialisés. L’ensemble de ces applications sont interfacées étroitement avec le logiciel métier ULIS de Sopra.

Aujourd’hui, plus de 100 personnes utilisent quotidiennement ces différentes applications. Prochainement, le service DPRU, constitué de 40 personnes assurant la gestion des programmes de construction des logements, sera également équipé.

Grâce à Xpert.ECM 3.0 et son interface XEMii, tout le personnel administratif d’EFIDIS, constitué de plus de 400 personnes, devrait avoir accès à l’ensemble des documents dématérialisés en fonction de leurs besoins métiers, via un portail documentaire accessible depuis l’Intranet de l’entreprise. A terme, tous les documents de l’entreprise seront intégrer dans la GED, à l’exception des documents Ressources Humaines.

Quelques chiffres clés sur la dématérialisation chez EFIDIS :

- 100 000 factures annuelles
- 60 000 attestations d’assurance annuelles
- 30 000 enquêtes SLS chaque année
- 45 000 dossiers locataires, dont certains peuvent contenir jusqu’à 150 pages

Avant la dématérialisation au premier semestre 2011, l’ensemble des dossiers locataires occupait plus de 200 mètres linéaires de rayonnage..

En termes de ROI, l’application de dématérialisation des dossiers locataires a été amortie en 1 an et 3 mois et a permis l’économie de 3 Equivalents Temps Plein auquel il faut ajouter un gain de papier important en raison des copies multiples de certains dossiers et une amélioration de la Qualité de service rendu aux locataires.

Retour d’expérience sur Xpert.ECM et XEMii :

Depuis mai dernier, deux personnes d’EFIDIS participent au projet en tant qu’utilisateurs pilotes, à raison d’une demi-journée par semaine chacune. Elles assurent le test de la nouvelle interface XEMii d’Xpert.ECM en mode AGILE, et contribuent ainsi à faire évoluer les fonctionnalités du produit.

Luis Da Silva, Responsable des Etudes et des Projets Informatiques depuis 2010 et ancien chef de projet autour de l’ERP ULIS de Sopra, confirme l'efficacité du déploiement : "Les premiers tests réalisés par les utilisateurs pilotes sont probants. Par exemple, pour le service gérant la Taxe Foncière, la prise en main par les premiers utilisateurs pilotes s’est faite en moins de 3 minutes, ce qui démontre la simplicité de la nouvelle interface XEMii. Nous sommes donc confiants dans l’appropriation de la nouvelle interface XEMii lors du déploiement de l’application qui aura lieu prochainement dans ce service"

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