Dans le cadre de sa démarche Qualité, ERDF a déployé à partir de 2007 la solution bureautique Visio de Microsoft.

Objectif : décrire au mieux son organisation et ses procédures afin d’optimiser son activité et permettre à chacun de se concentrer sur son métier.

Des gains de temps conséquents au profit de compétences métier supplémentaires.

Mission
Installation de l’outil graphique Microsoft Visio destiné à la représentation graphique des Processus, des compétences et des connaissances de l’entreprise. 

Enjeux du projet
Meilleure organisation et mise en place d’un processus d’amélioration continue de la qualité, maîtrise des services.

Bénéfices
• outil parfaitement adapté aux besoins fonctionnant en harmonie avec les autres composantes bureautiques de l’entreprise ;
• temps gagné qui peut être affecté aux métiers ;
• compétence supplémentaire pour de nombreux managers ;

Issue de la séparation des activités distribution et commercialisation d’EDF imposée par la législation européenne, ERDF (Électricité Réseau De France), filiale à 100 % d’EDF a été créée le 1er janvier 2008.

ERDF a pour mission d’assurer en France le développement, l’exploitation et la maintenance du réseau public de distribution d’électricité. Elle doit garantir en toute indépendance, un accès équitable et non discriminatoire à ce réseau à tous les utilisateurs. 

Présente sur l’ensemble du territoire français, ERDF doit veiller à optimiser en permanence son organisation. “Nous sommes certifiés ISO 9001 et ISO 14001 et nous devons de ce fait maîtriser nos organisations et les services fournis à nos clients. Nous avons pour cela besoin de décrire nos organisations pour les mettre ‘sous assurance qualité’ dans le but de capitaliser nos bonnes pratiques. L’objectif est de se mettre en amélioration continue”, explique Didier Jacquemoux, responsable qualité de la direction régionale Rhône-Alpes Bourgogne d’ERDF.

Professionnaliser la description des organisations

Pour s’inscrire dans une telle démarche, il faut savoir bien décrire son organisation et donc bien rédiger les procédures, afin d’être en mesure d’assurer les différents services et de garantir ceux-ci dans la durée. “Jusqu’à récemment, ces descriptions étaient faites au moyen de logigrammes réalisés avec Word et PowerPoint. Les résultats étaient approximatifs ; mais surtout, nous perdions énormément de temps car ces logiciels ne sont pas conçus pour un tel usage”, poursuit Didier Jacquemoux.

ERDF a tenté de mettre en place un premier outil spécialisé, sans obtenir les résultats souhaités. Très vite la société renonce et réfléchit à une autre solution qui lui permettrait si possible de conserver l’acquis.

Déjà équipée de la suite bureautique Microsoft Office, elle se tourne alors vers Visio. Cette solution de Cartographie présente l’avantage de “fonctionner en harmonie avec les autres composantes d’Office que nous utilisons et de présenter des garanties en termes de pérennité”, souligne le responsable qualité d’ERDF.

Recours au spécialiste de la cartographie d’affaires

La société s’équipe de plusieurs modules de la solution, qu’elle complète par des développements spécifiques. “Nous avons commencé par le module proposé par Mark compagny, ‘Process mapping’, et nous avons ensuite rapidement élargi nos utilisations aux autres modules de Visio - carte, diagramme de flux d’opération, organigramme, planning, brainstorming, diagramme de cause à effet…”, précise encore Didier Jacquemoux.

"Le gérant de Mark Company, Serge Guillard, étant co-auteur de l’ouvrage de l’AFNOR sur “la rédaction graphique des procédures”, il était difficile de trouver un meilleur spécialiste de la cartographie d’affaires ! Nous travaillons maintenant dix fois plus vite qu’avant pour écrire nos procédures. Les opérationnels peuvent donc passer plus de temps sur leur métier.”
Didier Jacquemoux, Responsable qualité de la direction régionale Rhône-Alpes-Bourgogne d’ERDF.

Faire du “sur mesure” à partir d’une application bureautique

Les développements spécifiques effectués permettent notamment de décrire les procédures avec des gabarits ad hoc qui mettent Visio en totale adéquation avec les besoins d’ERDF. “Ces outils complémentaires nous assurent la meilleure prise en compte possible de nos procédures avec un traitement graphique optimisé”, se félicite le responsable qualité, mettant en valeur l’évolutivité de la solution définie. “Les add-in développés avec Visio 2003 sont compatibles avec Visio 2007, que nous venons de déployer, en même temps que Vista : le dispositif entier est ainsi en mesure d’évoluer“.

Visio 2003 est dans un premier temps expérimenté en septembre 2007 dans la région Rhône-Alpes-Bourgogne, puis étendu à l’ensemble de la France à partir de février 2008. Aujourd’hui Visio compte 6 000 utilisateurs au sein d’ERDF.

Formation nécessaire pour optimiser la richesse fonctionnelle de l’outil

“Nous avons formé 200 personnes en interne sur l’ensemble de la France afin qu’elles soient capables de rédiger des procédures avec Visio et d’utiliser ses add-in de la manière la plus pertinente possible”, indique Serge Guillard, expliquant que les formations ont été assurées dans chaque région dans le cadre de sessions rassemblant entre 8 et 12 personnes. “Une formation était indispensable du fait de la richesse de l’outil”, complète Didier Jacquemoux. “Nos cadres ont ainsi ajouté une compétence à celles qu’ils avaient déjà ; nous les appelons des cartographes d’affaires.”

Pour le responsable qualité d’ERDF, le bénéfice se mesure surtout en temps gagné. “Nous travaillons maintenant dix fois plus vite qu’avant pour écrire nos procédures”, estime-t-il, énonçant aussitôt le corollaire de ce constat : ”le fait que les opérationnels passent moins de temps à décrire leurs procédures fait qu’ils passent plus de temps sur leur métier“. Pour le plus grand bénéfice de l’entreprise et de ses clients.

En savoir plus sur : Mark International

---

Vous souhaitez partager cet article :